10 tips til valg av nytt ERP-system

Hvordan unngå de vanligste fallgruvene ved anskaffelse av et nytt ERP-system?

For å unngå de vanligste fallgruvene har vi laget en liste over de viktigste spørsmålene selskaper som skal anskaffe et nytt ERP-system må stille seg før de går i gang med anskaffelsesprosessen.

1. Skaff deg oversikt over egne prosesser, styrker, svakheter og utfordringer

Bli bevisst på egne prosesser og krav til fremtidig løsning.Kartlegg og analyser hvordan selskapet jobber i dag før dere kontakter potensielle systemleverandører. Det er stort fokus på standardisering av prosesser og systemer. Vær særlig bevisst på kritiske prosesser der dere kan skille dere ut. Hva er det som ikke fungerer i dagens løsning? En grundig gjennomgang av egne prosesser, systemer og data øker bevisstheten rundt utfordringer med dagens system, og gjør at du stiller sterkere i møte med leverandørene.

2. Hva er selskapets digitale strategi?

Selskapet må ha en klar strategi for å sikre at valg av ERP-system er i tråd med organisasjonens større mål, teknologiinitiativer og datastrategi. Det er viktig å ha et tydelig målbilde for hvordan systemlandskapet skal se ut i fremtiden, og hvilke forretningsmål et nytt ERP-system skal bidra til å realisere. Vurder hvordan det nye ERP-systemet kan integreres med nåværende system og fremtidig systemportefølje og eventuelle utfordringer som må hensyntas. 

Med ny og smartere teknologi vil evnen til å utnytte data være avgjørende for å oppnå konkurransefortrinn. Derfor blir selskapers datastrategi stadig viktigere. ERP-systemet er ofte en kilde til store mengder data. Har du datautfordringer i dag? Kartlegging over forbedringstiltak er et godt underlag for et kommende systembytte.

3. ERP-systemet skal levere i dag, men også i fremtiden

Ved en ERP-anskaffelse er det lett å få tunnelsyn knyttet til eksisterende forretningsmodell og slik selskapet opererer i dag. Mange selskaper og bransjer gjennomgår store endringer og det er derfor viktig å se på skaleringsmuligheten til et nytt system. Hvordan vil systemet håndtere at forretningsmodellen endres? Hva om du tidobler antall brukere? Ekspanderer til nye markeder? Hvordan håndterer systemet en stor økning i transaksjonsmengde? Å planlegge for realistiske fremtidsscenarier er en viktig faktor ved systemanskaffelsen. 

I tillegg bør systemet være tilpasset fremtidens teknologi. Kunstig intelligens (KI/AI), maskinlæring, blockchain, tingenes internett (IoT) er begreper de fleste har hørt om, men svært få bruker i dag. Det er liten tvil om at dette vil være med å definere hvordan vi jobber i fremtiden. Bruk muligheten ved ERP-anskaffelsen til å utfordre systemleverandørene på hva de kan tilby og hvilken strategi de har på dette området.

Les også: Stadig flere implementerer skybaserte ERP-løsninger

4. Skaff deg et ERP-system og en implementeringspartner med bransjekunnskap

Forretningsprosesser og systemkrav vil variere mellom ulike selskaper og bransjer. Markedet flommer over av ERP-tilbydere som ønsker å overbevise deg om at deres system er det beste for din virksomhet. Det kan være overveldende å navigere i jungelen av ulike systemtilbydere, men forsøk å holde fokuset på leverandører som har bransjekunnskapen som kreves for deres virksomhet. 

Ikke undervurder viktigheten av å finne riktig implementeringspartner. Det som i utgangspunkt er riktig systemvalg hjelper lite hvis systemet ikke implementeres på en god måte av noen som forstår deres selskap og bransje. Har dere funnet et godt system og en god implementeringspartner? Bra! Men ikke glem at grundig forberedelse er kritisk for vellykket implementering.

Noen nøkkelpunkter hvor du kan utfordre leverandørene:

• Bransjekunnskap: Hvilke systemer benyttes av konkurrerende virksomheter? Har systemleverandøren relevant bransjekunnskap? Hvilke erfaringer har de med selskaper i tilsvarende bransje
• Tilpasninger: Kreves det mye tilpasninger av systemet for å kunne levere en løsning knyttet til deres bransje?
• Integrasjoner: Hvordan fungerer integrasjonsplattformen? Vil det være mulig å integrere systemet mot bransjespesifikke løsninger?

5. Ledelse og organisasjon må involveres

Bytte av ERP-system er en stor investering og en krevende endring for en organisasjon. Sterk forankring i organisasjon og fokus på endringsledelse er viktig for både anskaffelsesfasen og kommende implementeringsprosjekt. Er organisasjonen rustet til å ta i mot prosjektet på en god måte? Dette må avklares før dere inngår avtale med en leverandør og oppstart av  implementeringsprosjektet.

Det er mange fallgruver ved anskaffelse og implementering av ERP-system. Mangler dere erfaring med lignende prosjekter internt kan det være en idé å få ekstern rådgivningsbistand.

6. Finn den beste standardløsningen og unngå for mange tilpasninger 

Tidligere var det vanlig å skreddersy ERP-systemet til virksomhetens prosesser. I dag er det et stort fokus på at virksomheter skal ta i bruk systemenes standardfunksjonalitet for å jobbe mest mulig effektivt og å kunne utnytte kommende oppgraderinger på en god måte. 

Forsøk å finne et ERP-system som ikke krever store tilpasninger, men hvor deres virksomhet kan benytte mest mulig standardfunksjonalitet. Vær bevisst på hvilke områder dere bør kunne standardisere, og hvilke områder dere har særegenheter som må løses. 

Risikomomenter ved tilpasninger kan være:

• Tilpasninger er kostbart og vil føre til en kostnadsøkning knyttet til implementering og drift av systemet
• Tilpasninger gir økt risiko for utfordringer ved implementeringen.
• Tilpasninger krever mer konsulentbruk ved vedlikehold og oppdateringer av systemet.

7. Integrasjoner er nøkkelen til suksess

Mange selskaper har tredjeparts-bransjeløsninger eller eksisterende systemløsninger som skal brukes sammen med et nytt ERP-system. Dersom du skal integrere mot eksterne systemer er det essensielt at deres nye ERP-system har en moderne integrasjonsplattform. Det er store forskjeller på fleksibiliteten når det gjelder integrasjonsmuligheter hos de ulike systemtilbyderne, og det er derfor viktig å ha full oversikt over egen systemportefølje før man går inn i anskaffelsesprosessen.

8. Definer selskapets krav knyttet til IT-sikkerhet

Vi leser stadig om virksomheter som blir utsatt for datainnbrudd og blir tappet for sensitiv informasjon eller får krav om løsepenger. De kriminelle blir mer sofistikerte og tar stadig i bruk mer avanserte metoder. Ved anskaffelse av et nytt ERP-system er det derfor viktig å involvere personer i virksomheten som har oversikt over selskapets IT-infrastruktur og sikkerhet for å sikre at et nytt system oppfyller sikkerhetskravene til selskapet.

Les også: Fem cybertrender du bør se opp for

9. Skaff dere oversikt over det totale kostnadsbilde

ERP-systemer er kostbare og det finnes utallige prismodeller for de ulike systemene. Gårsdagens standard var å installere løsningen på lokale servere («on-premise») hvor du betalte store summer for å konfigurere og drifte løsningen. Dagens skybaserte systemer tilbys ofte som SaaS (software as a service), hvor du i praksis leier tilgang til system og infrastruktur. Kompleksiteten i tilbydernes prismodeller kan føre til en ubehagelig overraskelse når den første fakturaen kommer. 

Elementer du bør undersøke:

• Hva er inkludert i kostnaden for konfigurasjon og implementering?
• Hvordan beregnes månedlig leie? Hva skjer hvis antall brukere og/eller transaksjonsmengden øker eller synker?
• Hva koster tilpasninger av systemet?
• Hvordan vil oppdateringer og vedlikehold påvirke prisen?

Les også: Alt du trenger å vite om konsolideringssystemer

10. Skaff deg bistand når du skal vurdere et nytt ERP-system

Anskaffelse av ERP-system er en omfattende prosess som krever mye av virksomheten. Teknologi- og leverandørmarkedet er komplisert, og krever ofte god innsikt for å treffe riktig beslutning. Dersom virksomheten er usikker på hvordan dere skal angripe og gjennomføre en anskaffelsesprosess, vil det være fornuftig å bruke en rådgiver som kan veilede, stille kritiske spørsmål og støtte selskapet med å sikre et vellykket ERP-valg. Planlegg slik at dere har tilstrekkelig kompetanse og kapasitet for å gjennomføre implementeringen.