Konsolidering - et marked i kraftig utvikling
Konsolideringsrapporten 2023
Det kan være utfordrende å finne det riktige konsolideringssystemet. Konsolideringsrapporten gir deg innblikk i alternativene og gir deg gode tips når du skal velge og implementere system.
Systemene som hjelper deg å konsolidere
Behovet for å ha pålitelig styringsinformasjon og beslutningsgrunnlag tilgjengelig er større en noensinne. Tilgangen på slik informasjon er kritisk for å kunne ta gode beslutninger på kort tid. Det legger press på virksomheters regnskapsfunksjoner, som i stadig økende grad forventes å kunne produsere denne informasjonen raskere, uten at det går ut over kvaliteten. Digital støtte til konsolidering og konsernrapportering i form av et konsolideringssystem kan være kritisk for å sikre kvalitet og effektivitet i den finansielle rapporteringen.
– Det er utfordrende å finne det konsolideringsystemet som passer din virksomhet best, og hverken Google eller softwareselgere gir deg nødvendigvis det riktige svaret. Vi har bistått en rekke kunder med vurderinger og anskaffelser, og en generell betraktning er at det for tiden er de skybaserte løsningene som kommer best ut, sier Sindre Skogvang, direktør i CFO Solutions.
De siste årene har det skjedd svært store teknologiske fremskritt innen konsolidering. Det har kommet inn nye aktører, samtidig som flere av de etablerte tilbyderne av ‘on premise’-løsninger har utviklet egne moderne skyløsninger. Vi ser et økende antall aktører på det norske markedet som tilbyr avanserte konsolideringssystemer.
I vår undersøkelse ser vi at de som har byttet system de siste 5 årene nesten utelukkende velger skyløsninger enten i form av Software as a Service (SaaS) eller Platform as a Service (PaaS)-løsninger. SaaS-løsninger er i sin helhet skybasert, mens i en PaaS-løsning benytter man en ‘on premise’-løsning, som ligger på en leverandør sin server, slik at det oppleves som en skybasert løsning for sluttbrukeren.
De med nyere systemer er mer fornøyde
Konsolideringssystemene som kommer best ut i vår markedsundersøkelse var ikke aktuelle alternativer på det norske markedet for fem år siden. Vi ser at de nyere løsningene i markedet scorer bedre både på funksjonalitet og brukergrensesnitt. Med et godt konsolideringssystem og rutiner som sikrer riktig bruk av disse kan man vesentlig forbedre både kvalitet og effektivitet i rapporteringsprosessen.
Om konsolideringsrapporten
46 dybdeintervjuer
Vi snakket med 46 ulike konsern om deres erfaringer med valg, implementering og bruk av konsolideringssystem. Se eierforhold og bransjefordeling under.
200+ konsern kartlagt
Vi har kartlagt hvilket konsolideringssystem over 200 norske konsern bruker.
13 systemer testet
Ved hjelp av demo og intervju med systemleverandører har vi testet 13 av de mest brukte konsolideringssystemene i Norge.
Seks steg når du skal konsolidere
Innenfor regnskapsfaget handler konsolidering om å slå sammen morselskapets regnskap med tall fra datterselskapene til et samlet konsernregnskap som viser konsernets finansielle stilling. Konsolideringsprosessen vil avhenge av selskapets sammensetning og kompleksitet, men for de fleste vil prosessen inneholde de seks stegene vist til høyre.
Prosessen kan være enkel, men det kan også fort bli veldig komplekst. Eksempler på forhold som bidrar til å øke kompleksiteten er antall enheter i konsernet, kjøp og salg av enheter, tilstedeværelse av minoritetsinteresser eller joint ventures. I tillegg vil ulike valutaer, regnskapsspråk og et stort omfang av interne transaksjoner bidra til å gjøre konsolideringsprosessen mer krevende. Ofte må konsernregnskapsfunksjonen bruke tid på detaljer i de ulike datterselskapene for å sikre riktig forståelse og regnskapsmessig behandling av transaksjoner. Ved økt kompleksitet øker risiko for feil, og dermed øker behovet for systemstøtte som sikrer kvalitet og effektivitet i konsolideringsprosessen.
Mange bruker Excel. Det er sårbart for menneskelige feil.
Konsolidering i sin enkleste form kan raskt løses i Excel, og mange virksomheter i Norge benytter egenutviklede Excel-modeller for å gjennomføre den tekniske konsolideringen. Vi ser at Excel ofte tas i bruk når behovet for konsolidering oppstår, og at man implementerer et eget konsolideringssystem først når konsernet har vokst seg ut av Excel-løsningen. Excel er enkelt å ta i bruk, og er en fleksibel løsning med et brukergrensesnitt som er kjent for de fleste. Formler, makroer og plug-ins mot ERP og annen funksjonalitet kan gjøre slike modeller tilstrekkelige i en periode, men med økt kompleksitet øker behovet for systemstøtte for å håndtere prosessen på en tilfredsstillende måte. Excel-løsninger er i større grad sårbare for menneskelige feil, er ofte personavhengige, og vil for mange konsern på et tidspunkt ikke lenger være hensiktsmessig. Det er viktig å være klar over at ved konserndannelse skapes det et behov for ny kompetanse og kapasitet i økonomifunksjonen. Dette kan et konsern løse selv, eller ved å outsource den tekniske konsolideringen til en ekspert som bistår med både system, kapasitet og kompetanse.
Har du mange datakilder og konsolideringsprosessen er kompleks? Bruk spesifikk teknologi
Flere ERP-systemer markedsføres med at de har en integrert løsning for konsolidering. Dette er ofte en sannhet med modifikasjoner, da disse systemene gjerne begrenser konsolidering til å aggregere selskapstall og eliminere konsernmellomværende. Eliminering av aksjer i datter, egenkapital, mv. må utføres manuelt i form av konsernjournaler (noen ERP-system støtter dette), eller håndteres utenfor ERP-systemet, typisk i Excel. Det er også viktig å poengtere at en forutsetning for å kunne bruke ERP til konsolidering ofte vil være at samtlige av konsernets datterselskap benytter én og samme ERP-løsning, noe som sjelden er tilfelle, spesielt for virksomheter som regelmessig gjør oppkjøp. Når kompleksiteten i konsolidering er middels til høy, og datakildene flere, er det nyttig å ta i bruk teknologi som er laget spesifikt for å utføre finansiell konsolidering på en effektivt og robust måte.
Systemmarkedet
Mange leverandører av konsolideringssystemer. Hvem passer meg?
Markedet for systemer som løser finansiell konsolidering handler ikke bare om valget mellom Excel, ERP-moduler, årsoppgjørssystemer og rene konsolideringssystemer. Det finnes også svært mange ulike leverandører. Et raskt søk på internett vil gi deg over 30 leverandører av rene konsolideringsløsninger som forteller deg at akkurat de har den beste løsningen.
De ulike systemene på markedet sikter seg inn mot ulike segmenter, noen passer enkle konsern mens andre passer mer komplekse konsern. Spesielt ser vi at det er tydelige forskjeller når det gjelder funksjonalitet, kompleksitet, implementering og pris.
De enkle systemene har gjerne begrenset funksjonalitet, men er rimeligere og enklere å implementere, dette kan være systemer som for eksempel Visma Finale og Konsolidering.no.
I mellommarkedet finnes det løsninger som gjerne har mer funksjonalitet enn de enkle, men ikke dekker det totale behovet som mer avanserte systemer gjør. Dette reflekteres ofte i pris og kompleksitet i implementering som er høyere enn for de enkle systemene, og lavere enn for de avanserte systemene. I mellommarkedet finnes løsninger som Cantor og Konsolidator.
De avanserte systemene dekker i hovedsak alle behov for funksjonalitet, men har gjerne en høy pris og er komplekse å implementere. Typiske avanserte systemer er IBM Cognos, Oracle HFM, SAP FC, Tagetik, Oracle FCC og OneStream.
Dette er de mest brukte konsolideringssystemene i Norge
I Norge har IBM Cognos og Oracle HFM en solid posisjon i markedet for systemer som løser finansiell konsolidering. Dette er avanserte systemer som har vært på markedet lenge, og vår markedsundersøkelse viser at disse samlet har over 50 % markedsandel. De siste årene har systemer som Tagetik, Oracle FCC, OneStream, Workday og Konsolidator blitt aktuelle på det norske markedet. Disse er i vekst, men har fremdeles en liten markedsandel. Vi ser at andelen som bruker Excel er betydelig, men likevel redusert de siste fem årene fra 20 % i 2017 til 13 % i dag. Flere oppgir at Excel brukes fordi man kjenner til få alternative systemer, og at de kjente alternativene har store implementeringskostnader med påfølgende høye driftskostnader til lisens og support.
Funksjonalitet og pris er det viktigste når norske bedrifter velger konsolideringssystem
Markedsundersøkelsen viser at utslagsgivende faktorer ved valg av system i stor grad er funksjonalitet og pris. Brukergrensesnitt, analyse og rapportmuligheter er også viktig, men ikke i like stor grad utslagsgivende.
For mange virksomheter er det andre faktorer som også har påvirket valget av konsolideringssystem. De store etablerte løsningene har vært markedsledere over lengre tid, og flere virksomheter fremhever at en markedsledende løsning ble valgt på grunn av tilgang på systemkompetanse, både når det gjelder egne økonomiressurser og hos implementeringspartnere. Videre er det flere virksomheter som i stor grad har vektlagt at planleggingsmodulen har vært god, eller at systemet er enkelt å sette opp med integrasjoner mot ERP-systemer.
Blant virksomhetene vi har kartlagt ser vi noen tydelige sammenhenger mellom valgt system og konsernets omsetningsstørrelse, antall rapporterende enheter, regnskapsspråk og antall valutaer som brukes. Som nevnt kan dette kan være indikasjoner på kompleksitet i konsolideringen, og høyere kompleksitet vil gi større effekt av å bruke et avansert system. Vi har ikke identifisert tydelige trender mellom bransjer eller basert på eierforhold.
Større virksomheter bruker mer avanserte systemer
Trenden er tydelig når vi deler virksomhetene inn etter omsetningsstørrelse: Større virksomheter bruker mer avanserte konsolideringssystemer. Excel er hyppigere brukt av virksomheter med under 5 mrd i omsetning, mens de fleste virksomheter over denne størrelsen har gått over til et konsolideringssystem. Vi ser at også mindre virksomheter benytter avanserte systemer i noen grad. Dette kan til dels skyldes at de er norske underkonsern av store internasjonale konsern, og dermed må benytte seg av samme system som resten av konsernet.
De som har flere enn femti rapporterende enheter bruker avanserte systemer
For mange virksomheter er det andre faktorer som også har påvirket valget av konsolideringssystem. De store etablerte løsningene har vært markedsledere over lengre tid, og flere virksomheter fremhever at en markedsledende løsning ble valgt på grunn av tilgang på systemkompetanse, både når det gjelder egne økonomiressurser og hos implementeringspartnere. Videre er det flere virksomheter som i stor grad har vektlagt at planleggingsmodulen har vært god, eller at systemet er enkelt å sette opp med integrasjoner mot ERP-systemer.
Selskap med 50 rapporterende enheter eller mer bruker avanserte systemer
Blant virksomhetene vi har kartlagt ser vi noen tydelige sammenhenger mellom valgt system og konsernets omsetningsstørrelse, antall rapporterende enheter, regnskapsspråk og antall valutaer som brukes. Som nevnt kan dette kan være indikasjoner på kompleksitet i konsolideringen, og høyere kompleksitet vil gi større effekt av å bruke et avansert system. Vi har ikke identifisert tydelige trender mellom bransjer eller basert på eierforhold.
22 % av selskapene under 50 rapporterende enheter bruker Excel til konsolidering
Virksomheter på IFRS eller USGAAP velger oftere et avansert system
Norske konsern avlegger konsoliderte tall enten etter NGAAP, IFRS, Forenklet IFRS eller USGAAP. Avleggelse av konsernregnskap på annet regnskapsspråk enn NGAAP, vil ofte medføre en økt kompleksitet i konsolideringsprosessen. Det kan øke omfanget av forskjeller mellom rapporterte tall fra datterselskap og tall etter justeringer til konsern-GAAP, for eksempel som følge av vurderingsforskjeller på områder som leasing eller lignende. Dette øker behovet for et system som sikrer effektivitet og kvalitet, og kan være en grunn til at man velger et mer avansert konsolideringssystem. I vår undersøkelse ser vi at en større andel av de som bruker et annet regnskapsspråk enn NGAAP benytter et avansert system for konsolidering.
De virksomhetene som har mange ulike valutaer bruker avanserte systemer
Tall fra datterselskaper i ulike valutaer må konverteres til konsernets presentasjonsvaluta for å kunne konsolideres. Det er ulike omregningsregler for balansen, resultat og enkelttransaksjoner knyttet til eksempelvis oppkjøp og egenkapitaltransaksjoner. En håndfull valutaer kan være håndterbart, men med flere valutaer å forholde seg til øker kompleksiteten. I undersøkelsen ser vi en klar sammenheng mellom antall valutaer og valgt system. Hovedtyngden av de som bruker enkle systemer eller Excel har kun 1-4 valutaer å forholde seg til, og de færreste har over 5. Blant dem som har over 15 valutaer, bruker alle avanserte systemer for å håndtere konsolideringen.
Systemfunksjonalitet
De som har begynt å bruke avanserte systemer de siste fem årene er mer fornøyde
Blant de mange ulike systemene som spesialiserer seg på finansiell konsolidering, er det stor variasjon i hvilken funksjonalitet som tilbys. Der de enklere systemene bare dekker basisfunksjonalitet, har de mer avanserte systemene løsninger som dekker de fleste problemstillinger innen konsolidering. Med mer funksjonalitet følger gjerne også en større engangsjobb med implementering.
I vår markedskartlegging ser vi at basisfunksjonalitet er noe de fleste systemer har gode løsninger for. Det er likevel stor spredning i både levert funksjonalitet og hvordan denne evalueres av virksomhetene vi har intervjuet i denne markedsundersøkelsen. Vi har observert at selskapene som har vært med i undersøkelsen er mindre fornøyde med mer avansert funksjonalitet på generelt grunnlag. I gruppen av virksomheter som benytter avansert funksjonalitet er det likevel tydelige tegn på at de som har implementert konsolideringssystem de siste fem årene er mer fornøyde med funksjonaliteten de benytter, enn de som har hatt systemet lengre.
- Valuta
- Konserninterne transaksjoner og eierandeler
- PPA og merverdier
- Notefunksjonalitet
- Kontantstrøm
- Teknisk funksjonalitet
- Brukergrensesnitt
Valuta
90 % har har mer enn én valuta
Mange virksomheter har selskap i flere land, noe som skaper behov for å håndtere omregning av regnskap i utenlandsk valuta. Av virksomhetene i vår undersøkelse opplyser 90 % at de har mer enn én valuta og 28 % at de har mer enn fem valutaer. Jo flere valutaer konsernet må håndtere, jo viktigere er det å ha en god funksjonalitet i systemet som sikrer både effektivitet og kvalitet i konsolideringen. Både enkle og mer avanserte systemer i markedet har funksjonalitet for valuta som skal gi automatisk omregning. Forskjellene ligger på antall kilder valuta kan hentes fra, om noe må legges inn manuelt, samt fleksibiliteten til å legge inn fast valutakurs på enkelttransaksjoner. Undersøkelsen viser at de fleste virksomhetene benytter valutafunksjonalitet og 60% er fornøyde eller veldig fornøyde med denne.
87 % bruker valutafunksjonalitet
Konserninterne transaksjoner og eierandeler
De aller fleste benytter systemfunksjonalitet for å håndtere IC
Funksjonalitet som eliminerer ut eierandel i datterselskap og justerer for minoritetsandeler er aktuelt i mange konsern. Dette er funksjonalitet som er godt utviklet i de fleste system, og 75 % av de som benytter slik funksjonalitet er fornøyde eller veldig fornøyde.
I de fleste virksomheter har man konserninterne transaksjoner. Dette kan for eksempel skyldes salg av varer og tjenester mellom konsernselskaper eller konsernintern finansiering. Disse transaksjonene påvirker ikke konsernets samlede finansielle stilling og skal derfor elimineres. Effektiv eliminering av slike transaksjoner og balanseposter krever at konserninterne transaksjoner og mellomværender er avstemt. Med økt kompleksitet gjennom både størrelse og antall valutaer kan avstemming bli utfordrende og en tidstyv i konsolideringsperioden. Systemstøtte som forenkler avstemmingsprosessen er derfor viktig. Vi ser at noen enkle systemer i markedet bare har funksjonalitet som synliggjør avvik gjennom rapporter, mens mer avanserte systemer har egne avstemmingsmoduler som kan forenkle avstemmingen og systemet eliminerer transaksjonene basert på definerte regler. Behovet for systemstøtte underbygges av at de aller fleste virksomhetene vi har intervjuet benytter systemfunksjonaliteten de har tilgjengelig på dette området. Av disse er også 75 % fornøyde eller svært fornøyde.
75 % er fornøyde med funksjonalitet for IC og justeringer for eierandeler
PPA og merverdier
Sju av ti er fornøyde med funksjonaliteten for oppkjøp
Mange virksomheter er dannet og har vokst til det de er i dag gjennom oppkjøp. Med oppkjøp kommer et behov for oppkjøpsregister og å ha kontroll på merverdier og avskrivninger. Vi ser at ikke alle systemene på markedet tilbyr slik funksjonalitet, og vi har gjennom intervjuene også erfart at mange velger å ikke benytte den tilgjengelige funksjonaliteten. Vi erfarer at 1 av 4 vi har intervjuet ikke har slik funksjonalitet tilgjengelig i sin konsolideringsløsning og at 1 av 4 ikke har valgt å benytte slik funksjonalitet selv om den er tilgjengelig. Bakgrunnen for dette er at systemfunksjonaliteten er for kompleks eller for manuell, og at konsernet mener det er mer effektivt å benytte Excel som en sideløsning.
De som investerer i å ta i bruk funksjonaliteten i systemet høster verdi av det, da 70 % er fornøyde eller veldig fornøyde med systemfunksjonaliteten.
50 % benytter systemfunksjonalitet for PPA og 7 av 10 er fornøyde
Notefunksjonalitet
En tredjedel bruker notefunksjonalitet
Finansiell rapportering til eksterne aktører er noe regnskapsprodusenter må gjøre minst årlig, men ofte også kvartalsvis. Til slik rapportering er det et behov for å innhente og sammenstille supplerende informasjon til noter, som effektivt kan gjøres ved hjelp av funksjonalitet i et konsolideringssystem. Slik funksjonalitet forventes å bli enda mer aktuell fremover, gjennom nye krav og økt på rapportering knyttet til bærekraft og samfunnsansvar (ESG), samt annen ikke-finansiell informasjon. De nye kravene vil føre til behov for effektiv innhenting og sammenstilling av informasjon. Vi har observert at det i hovedsak kun er de mer avanserte systemene som tilbyr notefunksjonalitet. Flere av disse gir til gjengjeld stor grad av frihet til å bygge egne noter, som igjen gir fleksibilitet når informasjonsbehovet er i endring.
Markedsundersøkelsen viser at mindre enn en tredjedel av virksomhetene vi har snakket med benytter notefunksjonalitet. Blant de som benytter funksjonalitet for noter ser vi at flere trekker frem at de ikke er fornøyde med funksjonaliteten for egenkapitalnote og avstemming av egenkapital, samt rapportering av ikke-finansiell informasjon. Likevel ser vi tydelige tegn på at de som har relativt nye systemløsninger er mer fornøyde enn de som har eldre løsninger.
1 av 3 konsern benytter notefunksjonalitet i konsolideringssystemet
Kontantstrøm
Få er fornøyde med kontantstrømfunksjonaliteten
I den finansielle rapporteringen til eksterne aktører er det også krav om kontantstrømoppstilling, noe som kan være utfordrende både faglig og teknisk. Da er det nyttig med et system som hjelper konsernet med den tekniske sammenstillingen på selskapsnivå og konsolidering på konsernnivå. Slik funksjonalitet er tilgjengelig i de fleste systemene på markedet, men det fremgår tydelig av intervjuene i vår markedsundersøkelse at denne funksjonaliteten oppleves som den mest utfordrende å bruke.
2 av 46 selskaper benytter systemfunksjonalitet til kontantstrømoppstilling og er fornøyde
Flere har tatt opp at slik funksjonalitet stiller relativt høye krav til faglig kompetanse i rapporterende datterselskap, mens andre har tatt opp at den tekniske funksjonaliteten er lagt opp slik at det er vanskelig å forstå og bruke den effektivt. Utarbeidelse av kontantstrøm blir i praksis alltid skreddersøm for hver enkelt virksomhet. Derfor har mange bevisst valgt å ikke benytte tilgjengelig funksjonalitet, men heller finne andre løsninger utenfor konsolideringssystemet. Vi ser at bare 1 av 4 av virksomhetene benytter funksjonaliteten i konsolideringssystemet til å sette opp kontantstrømoppstilling. Av disse er det bare 2 av 13 virksomheter som vurderer at de er fornøyde med funksjonaliteten. Begge disse virksomhetene benytter nyere og mer avanserte systemer.
Teknisk funksjonalitet
Flesteparten er fornøyd med den tekniske funksjonaliteten
Et konsolideringssystems tekniske funksjonalitet er viktig for effektivitet og brukeropplevelse. Brukere forventer gjerne at det er en teknisk løsning for automatisk overføring av inngående konsernbalanse fra tidligere perioder, låsing og åpning av perioder, samt muligheter til å gjøre ulike typer manuelle føringer på konsernnivå. Teknisk funksjonalitet inneholder mange elementer, og vi ser at det er forskjeller i funksjonaliteten som de ulike systemleverandørene tilbyr som standard. Dette inkluderer for eksempel; mulighet for å konsolidere på flere ulike nivåer, mulighet for å ha dashboards som viser arbeidsflyt og status, samt kontrollfunksjoner.
3 av 4 er fornøyde med teknisk funksjonalitet
Enkelte av de eldre systemene på markedet krever større grad av manuelle føringer som følge av at de mangler, eller ikke har tilfredsstillende funksjonalitet for automatisk rullering av inngående konsernbalanse eller automatisk reversering av journaler. Kartleggingen viser også at noen av de enklere systemene ikke har funksjonalitet for å gjøre rullerende konsernjournaler. Mangel på slik teknisk basisfunksjonalitet er en unødvendig tidstyv ved utarbeidelse av konsernregnskap.
Virksomhetene vi har snakket med er i stor grad fornøyde med den tekniske funksjonaliteten i systemene. Likevel ser vi at de som benytter et nyere system er klart mer fornøyd enn de som benytter et eldre system.
Brukergrensesnitt
Brukergrensesnittet er best i de nyeste systemene
Funksjonalitet i et system omfatter mer enn bare den faglige funksjonaliteten som løser konsolideringsoppgavene. Hvordan man vurderer et system handler også om hvor intuitivt systemet er, hvor enkelt det er å navigere i og hvordan systemet hjelper deg til å strukturere oppgaver og prosesser. Tilgang på opplæringskilder og mennesker som kjenner systemet godt er også vesentlig for brukeropplevelsen.
9 av 46 selskap er fornøyde med kildene til opplæring i systemet og de som har implementert systemet de siste 5 årene er 25 % mer fornøyde med brukergrensesnitt
Vi har diskutert brukergrensesnitt som en del av intervjuene i markedsundersøkelsen og ser at virksomhetene i gjennomsnitt er noe mer fornøyde med konsolideringsfunksjonaliteten enn brukergrensesnittet. Likevel ser vi at de som har skiftet system iløpet av de siste årene, er markant mer fornøyd med brukergrensesnittet enn de som har hatt systemene lengre. Vår observasjon er at systemene som scorer best er systemer som ikke var reelle alternativer i det norske markedet for mer enn fem år siden. Denne forskjellen mellom nye og gamle systemer viser seg ikke på samme måte når det gjelder kildene til opplæring i systemene. Systemleverandørene møter i gjennomsnitt ikke kundens forventninger på dette området, og bare 9 av 46 selskap i undersøkelsen svarer at de er fornøyde med opplæringen.
Dataflyt
For å oppnå kvalitet og effektivitet i den finansielle rapporteringen kreves gode løsninger for innlesning av data og løsninger som legger til rette for god bruk av konsoliderte tall. Stikkord som går igjen i våre intervjuer i undersøkelsen er integrasjoner, datakompleksitet og fleksibilitet.
Stadig flere bruker direkte integrasjon med ERP-systemet
Rask og enkel import av tall fra datterselskaper er en viktig start på en god konsolideringsprosess og kritisk ved hyppige endringer i tall etter første rapportering. Historisk har dette vært gjort ved manuell opplasting av Excel-fil, csv-fil eller lignende. Idag er direkte integrasjon mot ERP-system et alternativ stadig flere benytter. Blant systemene på markedet legger mange til rette for integrasjoner, men det kommer gjerne med en kostnad. Enten som et priselement for å benytte en eksisterende integrasjon eller som en utviklingskostnad i implementeringsprosjektet. Systemleverandører med få kunder i Norge har ofte ikke bygget integrasjoner med skybaserte ERP-systemer som er hyppig brukt i det norske markedet. Dette kan være en faktor som gjør slike løsninger mindre attraktive når man skal velge nytt konsolideringssystem.
Fra våre intervjuer ser vi at mange virksomheter ser nytten av integrasjoner, men gjør en vurdering av kost/nytte om det skal settes opp. Der virksomheter har mange ulike systemer bygges gjerne integrasjonene mot det eller de mest brukte ERP-systemene. I undersøkelsen bekreftes dette av at 59 % av virksomhetene benytter seg av integrasjoner. Av disse har halvparten valgt å ikke bygge integrasjon mot alle ERP-systemer. Her ligger det altså et potensiale for økt effektivitet i prosessene som virksomhetene ikke har utnyttet - gjerne på grunn av den medfølgende kostnaden. Vi ser også dette i undersøkelsen, som viser at virksomheter som fullt ut har integrert ERP- og konsolideringssystem er markant mer fornøyd med input-løsningen enn de som ikke har det.
Behov for optimalisering av ERP-systemet? CFO Solutions hjelper deg
58 % av virksomhetene med mindre enn 5 selskaper har ingen integrasjoner mellom ERP og konsolidering, mot 33 % i virksomheter over 50 selskaper
Fleksibilitet i analysemuligheter verdsettes høyt
Mange av virksomhetene vi har snakket med i markedsundersøkelsen trekker frem systemets løsninger for å benytte konsoliderte tall til finansiell rapportering og innsiktsfulle analyser som det de er aller mest fornøyde med i deres system. Mulighetene for å benytte konsoliderte tall til innsiktsfulle analyser avhenger av kompleksiteten i de finansielle dataene. Dette gjøres gjerne ved bruk av dimensjoner i innlasting av data til systemet. De enklere systemene på markedet har ikke lagt til rette for dimensjoner, eller kan feks være begrenset til én dimensjon. I de mer avanserte systemene kan man benytte betydelig flere dimensjoner. Vi ser likevel at de færreste virksomhetene vi har snakket med tar inn flere dimensjoner enn to i tillegg til selskap: segment og geografi.
Jo mer kompleks data du har, jo viktigere er det å enkelt kunne bruke den på en god måte. De fleste systemer har en form for standardrapporter, og mange har muligheter til at det kan bygges egendefinerte rapporter. Likevel ser vi at det er stor variasjon i hvor gode og fleksible systemenes rapportfunksjon er. Mange av virksomhetene vi har snakket med fremhever viktigheten av at det finnes en mulighet for en Excel-plugin som muliggjør rask oppdatering av data fra konsolideringssystem til Excel, der virksomheten kan bygge sin rapporteringspakke. Slik kan de oppdatere rapporteringspakken svært raskt når tall er endret. Dette bekreftes av at 70 % benytter en slik plugin-løsning og at disse er mer fornøyde med hvordan de får brukt data til rapportering enn de øvrige. Også på dette området scorer de nye avanserte systemene best på fornøydhet med rapporteringsløsningene.
Integrasjoner mot BI-løsninger som Power BI er en mulighet hos en del systemer og i større grad hos de nyere systemene. Det fremgår likevel av undersøkelsen at Excel-plugin foretrekkes da dette gir en annen fleksibilitet i rapporteringsformat som mange trekker frem som en fordel.
70 % av virksomhetene bruker en Excel-plugin når data fra konsolideringssystemet skal benyttes
Tilleggsmoduler kan smidig løse flere problemstillinger hos konsernfunksjonen
Systemene som løser finansiell konsolidering har ofte tilleggsmoduler man kan velge å benytte seg av. Slike tilleggsmoduler er ment å dekke prosesser og behov som kommer på siden av teknisk konsolidering, men som naturlig henger sammen med finansiell rapportering.
De fleste avanserte systemer ser vi har et bredt utvalg tilleggsmoduler, mens enklere systemer har et noe begrenset utvalg. Noen systemleverandører har et utvalg tilleggsmoduler som leveres av en tredjepart, men som er integrert med konsolideringssystemet.
For selskaper som er notert på Oslo Børs’ hovedliste eller Euronext Expand er det fra og med regnskapsåret 2021 krav om å levere årsregnskapet i et elektronisk rapporteringsformat (European Single Electronic Format – ESEF). Formålet med denne rapporteringen er at selskapene blir mer transparente og enkelt kan brukes i elektroniske analyseverktøy. Fra vår kartlegging erfarer vi at de nye og mer avanserte systemene har løsninger for å håndtere ESEF-rapportering, men at de hovedsakelig håndterer dette via tredjepart og ikke som en egenutviklet tilleggsmodul.
Fra vår markedskartlegging ser vi at 65 % av virksomhetene benytter seg av en eller flere tilleggsmoduler, og at det vanligste er å benytte en planningmodul. Over halvparten av virksomhetene i undersøkelsen benytter likevel andre systemer for budsjett/prognose.
De mest brukte tilleggsmodulene
Planning (budsjett og prognose)
Disclosure management (utarbeidelse av interne og eksterne rapporter)
IFRS 16
ESG-rapportering
ESEF-rapportering
43 % bruker en planningsmodul
Svært få av virksomhetene i undersøkelsen benytter en tilleggsmodul for Disclosure Management. En slik modul vil trekke ut informasjon fra ulike systemer, inkludert konsolideringssystemet, og sammenstille informasjonen til eksterne rapporter, for eksempel kvartals- og årsrapporter. Bruk av et slikt system kan redusere innsatsen med utarbeidelse og ferdigstillelse av rapporter betydelig. Fra vår markedskartlegging ser vi imidlertid at majoriteten av norske virksomheter benytter excel og word til å utarbeide eksterne rapporter.
Vi erfarer videre at IFRS 16-justeringer hovedsakelig beregnes og følges opp i Excel eller ved bruk av eksterne systemer fra tredjepart. Kun 12 % av de som avlegger regnskap etter IFRS benytter konsolideringssystemets tilleggsmodul for IFRS 16.
12 % bruker en model for IFRS 16
Det er økende krav til ESG-rapportering og per nå er det få av systemleverandørene som har en slik løsning. Bare en av virksomhetene vi har snakket med som bruker et eget konsolideringssystem benytter en tilleggsmodul for ESG-rapportering. Lovkravene til rapportering på ESG-området øker betydelig for mange virksomheter med blant annet EU-taksonomien og CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive). I tillegg stiller investorer, banker og andre interessenter høyere krav til relevant, tidsriktig, fullstendig og sammenlignbar rapportering av ESG-informasjon. En konsekvens av dette er at vi forventer et økende behov for et systemer som løser denne rapporteringen på en god måte i tiden fremover.
Tilleggsmoduler kan øke effektivitet og kvalitet
Standardisering av bla hierarkier og dimensjoner på tvers av moduler eliminerer behovet for manuell avstemming og kontroll mellom systemer
Automatisering av dataflyt fra en modul til en annen eliminerer behovet for manuell dataflytting
Forenkle prosesser i forbindelse med operasjonell oppfølging og rapportering, samt gi utvidede muligheter for analyse og drill-down på tvers av moduler.
Mer helhetlig styring av IT-systemer ved å samle alt hos samme leverandør og på samme plattform
Prioriteringene i implementeringsprosessen
Få et system som fungerer godt fra dag 1
Prosessen fra man bestemmer seg for å anskaffe et konsolideringssystem, til dette er implementert, kan være tidkrevende og kompleks. Kompleksiteten i virksomheten og systemet, samt omfang av moduler som skal implementeres, er faktorer som påvirker lengden på implementeringsprosessen. Dersom en virksomhet ønsker å importere historiske data i nytt konsolideringssystem, vil erfaringsvis dette bidra til å øke implementeringstiden betydelig.
Implementeringstid vil også være avhengig av i hvor stor grad virksomheten er forberedt på prosessen. En implementeringsprosess vil kreve betydelig involvering fra virksomheten. Dersom virksomheten ikke klarer å dedikere sentrale ressurser til prosjektet, vil det i stor grad påvirke lengde på implementeringsprosessen. Det er derfor essensielt å sikre tilstrekkelig kapasitet hos nøkkelressurser til å bidra i prosjektet. Ressursene må ha eierskap og innsikt i konsolideringsprosessen, god teknisk forståelse samt myndighet til å fatte beslutninger.
Markedsundersøkelsen viser at gjennomsnittlig implementeringstid for avanserte systemer ligger på i overkant av 9 måneder. Likevel er det store forskjeller, noe som er naturlig gitt at det vil være variasjon i kompleksiteten i virksomheter og forskjeller mellom systemer. Spennet blant virksomhetene vi har snakket med går fra implementeringstid på 4 måneder til 2 år på avanserte systemer. For virksomheter med over 5 mrd i omsetning ser vi at gjennomsnittet ligger i overkant av 12 måneder. I mellommarkedet og blant de enklere systemene er lav implementeringskompleksitet noe som fremheves som en fordel, og vi ser at implementeringstiden her ofte ligger under 3 måneder.
Implementeringsprosessens fire faser
Fire suksessfaktorer for anskaffelse
Anskaffelsesfasen går fra beslutning om anskaffelse av et konsolideringssystem helt frem til endelig valg av systemleverandør og implementeringspartner. Denne fasen kan potensielt være tidkrevende, og tidshorisonten vil blant annet være avhengig av hvor mange systemer og leverandører som skal vurderes, selskapets interne rutiner i anskaffelsesprosesser og antall interessenter/beslutningstakere. I markedsundersøkelsen kommer det frem at ekstern bistand til valg av system kan bidra til å navigere i et uoversiktlig systemmarked, effektivisere prosessen og gi verdifull hjelp til å sikre kvalitet i prosessen slik at man lander på et system som passer virksomhetens behov.
Leveranser fra anskaffelsesprosessen er signert avtale og etablert lisens/installert software.
Design for virksomheten DIN
Designfasen handler om å definere hvordan det valgte systemet skal settes opp for det aktuelle konsernet. Dette er en kritisk fase i implementeringsprosjektet fordi svakheter eller mangler i arbeidet i denne fasen får store effekter for resultatet. Fra våre intervjuer fremheves viktigheten av å gjøre riktige prioriteringer knyttet til kapasitet fra nøkkelpersoner i denne fasen. Det stilles store krav til leveranser og tidsbruk fra konsernet selv, noe som vil kreve at nøkkelpersonell i må ha kapasitet til å bidra inn i prosjektet. For å ha tilstrekkelig kapasitet kan interimsressurser som avlaster normal drift i økonomiavdelingen være en god løsning.
I denne fasen skal blant annet konsernets kontoplan, hierarkier/strukturer, øvrige dimensjoner, noter og rapporter defineres. I tillegg må det lages oppsett for eierregister, mapping mot lokale saldobalanser, manuelle journaler og øvrig konsolideringslogikk.
Leveranser fra denne delen av prosjektet vil være et signert designdokument som danner grunnlaget for selve implementeringsfasen. Konsernregnskapssjef eller tilsvarende rolle bør gå god for designdokumentet før prosjektet går videre i neste fase av implementeringen.
Hvordan lykkes med teknisk implementering
I den tekniske implementeringsfasen har implementeringspartner hovedrollen. I denne fasen skal systemet konfigureres iht. signert designdokument og leveranser fra denne fasen er et ferdig oppsatt konsolideringssystem.
Frigjør tid til test, opplæring og utrulling
Den siste fasen i et implementeringsprosjekt er test, opplæring og utrulling. Denne fasen inkluderer brukeraksepttest, avstemming av historikk, utarbeidelse av brukermanual og opplæring. Målet er at løsningen til slutt tas i bruk og erstatter gammel løsning. Endringsledelse spiller en viktig rolle i denne fasen. Det er her sluttbrukere skal bli kjent med og akseptere løsningen, og det krever god kommunikasjon og involvering fra prosjektets side, samt at de respektive brukerne må ha tilstrekkelig tid til å teste og motta opplæring.
Leveranser fra denne fasen er godkjent brukeraksepttest, gjennomført opplæring og at systemet er tatt i bruk.
Avanserte konsolideringssystemer koster gjennomsnittlig 2,8 millioner å implementere
Implementering av et nytt konsolideringssystem er kostbart, og det er en naturlig sammenheng mellom størrelse og kompleksiteten til virksomheten og implementeringskostnaden. Implementeringskostnaden slik vi omtaler den i denne rapporten er kostnaden av eksterne ressurser som deltar i implementeringen, samt den eventuelle ekstra lisensavgiften som følge av at man både har nytt og gammelt systemet i bruk under selve implementeringen.
Fra vår undersøkelse ser vi at implementeringskostnaden for enkle systemer og systemer i mellommarkedet ligger i gjennomsnitt under 0,2 millioner, mens for avanserte systemer er gjennomsnittet 2,8 millioner. Blant de avanserte systemene er variasjonen i kostnad stor. Vi ser at de mindre virksomhetene mellom 1 og 10 mrd. i omsetning i gjennomsnitt har ca. 2 millioner i implementeringskostnad, mens de største virksomhetene ligger på et betydelig høyere kostnadsnivå. Dette skyldes i noen grad at større virksomheter tar i bruk flere moduler som krever en større implementeringsjobb, men vi ser at kostnaden per modul som er tatt i bruk også varierer stort. De fleste som har implementert et avansert system ligger mellom 0,5 millioner og 2 millioner i implementeringskostnad per modul.
Vi ser av markedsundersøkelsen at 17 % av respondentene har hatt ekstern støtte til valg av nytt system, mens 27 % har involvert en ekstern prosjektleder når de har anskaffet et avansert system. De aller fleste har hatt ekstern støtte til teknisk implementering av nytt konsolideringssystem og bruker ekstern støtte til etterfølgende support og utvikling av løsningen. Bare de største virksomhetene har en IT-funksjon som kan ta en slik implementeringsjobb selv.
17 % får støtte til valg av nytt konsolideringssystem og 27 % benytter ekstern prosjektleder i implementeringen
Det fremgår av intervjuene at en stor andel virksomheter er fornøyde med arbeidet til implementeringspartner både i selve implementeringen og til etterfølgende support og utvikling. Under 10 % sier de i noen grad er misfornøyde med implementeringspartnerens leveranser.
Dette får du i prisen
På samme måte som det er vanskelig å navigere i et marked der det er mange alternativer, er det vanskelig å få et bilde av prisnivået. Det er mange ulike prisingsmodeller og ikke alle er like transparente.
De fleste konsolideringssystemer på det norske markedet har en variabel prismodell for lisens, basert på antall brukere eller selskap. For enkelte systemer ser vi at det er mer normalt med en avtalt fastpris. I tillegg til de rene lisenskostnadene vil det komme driftskostnader til utvikling, vedlikehold og support. Behovet for dette varierer for enkle sammenlignet med avanserte systemer, og eldre sammenlignet med nyere systemer. I tillegg kan ulike konsolideringssystemer være utfordrende å sammenligne fordi noen prismodeller gir deg tilgang til all funksjonalitet til en pris, mens andre er bygget opp rundt et kjerneprodukt med tilleggsmoduler du kan kjøpe ved behov. I tillegg vil implementeringskostnaden være betydelig, så prisvurderingen må gjøres som en helhetsvurdering.
I markedsundersøkelsen ser vi at avanserte konsolideringsløsninger i gjennomsnitt har årlige driftskostnader på ca. 800 TNOK, mens det for enkle systemer og mellommarkedet ligger på under 200 TNOK. Større, mer komplekse virksomheter ligger på driftskostnader i overkant av 1 MNOK i gjennomsnitt, mens virksomheter under 5 mrd i omsetning ligger på i underkant av 300 TNOK.
1 av 4 virksomheter vurderer å bytte konsolideringssystem
Virksomhetene vi har snakket med er i stor grad fornøyde med hvordan prisen står i stil til kvaliteten på konsolideringssystemet. 65 % er positive til dette utsagnet. Dette gjelder både brukere av eldre og nyere løsninger. Videre ser vi at 1 av 4 virksomheter vi har snakket med vurderer å bytte system. Disse virksomhetene bruker i dag Excel, enkle systemer eller eldre avanserte systemer.
Slik kan vi hjelpe deg
Hver virksomhet er unik. Derfor er det viktig å få på plass det riktige konsolideringssystemet. Vi kan bistå deg med vurdering, planlegging, anskaffelse og implementering av system for konsolidering og konsernrapportering.
Vi kan bistå med ressurser som avlaster nøkkelpersonell på daglige oppgaver. Dermed kan de viktige ressursene bistå i implementering av konsolideringssystem. Våre konsulenter har operativ erfaring fra økonomifunksjoner i ulike virksomheter og bransjer, kompetanse innenfor konsernregnskap og teknisk konsolidering, samt støtte fra et globalt nettverk.
Ser du at konsolidering krever kapasitet eller kompetanse virksomheten ikke har, kan vi bistå med å utføre konsolideringen, utarbeide konsernregnskapet, og være en faglig sparringspartner ved komplekse transaksjoner og problemstillinger.