Fremtidens effektive økonomifunksjoner

Parallelt med den omveltende teknologisk utviklingen verden står ovenfor, preges dagens situasjon også av geopolitiske spenninger og endringer i det regulatoriske landskapet. I tillegg ser vi at høye renter, treg økonomisk vekst, klimautfordringer, demografiske skifter og voksende sosial ulikhet, kompliserer bildet ytterligere.

Dermed er det avgjørende at økonomifunksjoner klarer å bidra med innsikt som støtter operasjonelle beslutninger, og samtidig posisjonerer seg for å utnytte fremvoksende teknologier effektivt. For å oppnå dette er det nødvendig å vite hva mulighetsrommet er i dag. Hvor effektivt drifter de beste økonomifunksjonene? Og hvordan får de det til? 

Vår analyse viser vesentlige forskjeller mellom de mest effektive økonomifunksjonene og de som er på gjennomsnittet. Resultatene indikerer at de beste 25 % er over tre ganger så kostnadseffektive som medianen, og fire ganger så kostnadseffektive som den gjennomsnittlige økonomifunksjonen i utvalget.

Vår analyse viser vesentlige forskjeller mellom de mest effektive økonomifunksjonene og de som er på gjennomsnittet. Resultatene indikerer at de beste 25 % er over tre ganger så kostnadseffektive som medianen, og fire ganger så kostnadseffektive som den gjennomsnittlige økonomifunksjonen i utvalget.

Hvordan definerer vi de beste?

For å identifisere de beste økonomifunksjonene har vi brukt et anerkjent mål på kostnadseffektivitet. Dette målet beregnes ved å se på de totale kostnadene til å drifte økonomifunksjonen i forhold til virksomhetens samlede omsetning.

Figuren nedenfor viser kostnadseffektiviteten til virksomhetene som deltok i benchmarkundersøkelsen. 

Det er verdt å merke seg at virksomhetenes bransje har betydelig påvirkning på dette målet. For eksempel drar varehandel, som ofte har høye transaksjonsvolum og lave marginer, nytte av stordriftsfordeler og et høyt press på kostnadsreduksjon. Finansinstitusjoner har derimot høyere driftskostnader grunnet bransjens særegne krav og reguleringer. Figuren nedenfor viser hvordan kostnadseffektivitet varierer på tvers av bransjer. 

Når vi ser på trenden fra benchmarkundersøkelsen i 2018, ser vi en generell forbedring i kostnadseffektivitet for samtlige virksomheter. Imidlertid har de beste oppnådd en relativt større forbedring på 38 %, sammenlignet med gjennomsnittets 26 %. Vår erfaring tilsier at teknologi har vært den største driveren for kostnadseffektivitet i perioden fra 2018 til 2023.

Effektiv drift og utnyttelse av teknologi avhenger i stor grad av organisasjonsstrukturen og rollene i økonomifunksjonen. Årets resultater viser at det er svært viktig med en tydelig definert ansvarsfordeling og formaliserte rollebeskrivelser. Det hjelper de ansatte å vite hva de skal gjøre og hvem som gjør hva. Dette fører til bedre regnskapskvalitet og reduserer tiden brukt på feilretting. Det speiler seg i resultatene, da bedriftene som opplyser at de har klare ansvarsområder er mer kostnadseffektive enn de andre virksomhetene.

Analysen viser også at de beste økonomifunksjonene organiserer seg med en ende-til-ende prosesstilnærming og benytter seg av dedikerte prosesseiere.

En forutsetning for å modernisere og effektivisere økonomifunksjonen, er å ha riktig kompetanse blant sine medarbeidere. 

Respondentene i årets benchmarkundersøkelse tok stilling til hvorvidt medarbeiderne har riktig kompetanse for å løse dagens og fremtidens oppgaver. Et betydelig flertall av respondentene (91 %) var enige, enten delvis eller helt, i at de ansatte i økonomifunksjonen har nødvendig kompetanse for å håndtere nåværende oppgaver. Imidlertid observerer vi en nedgang i tillit til kompetansen på lengre sikt, da andelen ”helt enige” reduseres fra 63 % til 43 %, samtidig som andelen som er ”helt uenige” øker fra 0 % til 5 %. Dette indikerer en viss bekymring blant respondentene rundt hvorvidt den eksisterende kompetansen vil være tilstrekkelig for å møte fremtidige utfordringer.

Innenfor arbeidsstyrke og kompetanse ser vi at de beste 25 % i større grad er helt eller delvis enig i spørsmålene ovenfor. Deres medarbeidere som har ikke bare kompetanse til å møte dagens behov, men også morgendagens utfordringer. I tillegg ser vi at de beste 25 % i større grad jobber systematisk med de ansattes kompetanseheving relatert til systemer. Vi ser at det brukes mye ressurser på å finne og implementere nye systemer, men mange glemmer å gjennomføre kompetanseheving. Det er vesentlig at de ansatte kjenner mulighetsrommet til systemet for å utnytte dens fulle potensial.

Analysen avdekker flere interessante funn relatert til ERP-systemer:

• Virksomheter som ikke har tatt i bruk funksjonaliteten i ERP-systemet fullt ut, og har stor grad av manuelle arbeidsoppgaver i transaksjonshåndteringen, er mindre kostnadseffektive.
• Økonomifunksjoner som har helintegrert sitt ERP-system med andre systemer eller bruker en fullverdig ERP-løsning, er i snitt mer kostnadseffektive enn økonomifunksjoner som ikke har det.
• Analysen finner derimot ingen indikasjon på at et ERP-system er overrepresentert blant de beste 25 %. Dette tyder på at det ikke nødvendigvis er avgjørende hvilket system man velger, men hvordan man bruker det.

Når det gjelder andre teknologiske verktøy, ser vi at virksomheter som benytter et innkjøpsordresystem er mer effektive, enn virksomheter som ikke gjør det. I tillegg er det en positiv sammenheng mellom kostnadseffektivitet og andel inngående fakturaer tilknyttet innkjøpsordre. Dette samsvarer godt med vår erfaring; de som benytter innkjøpsordre bruker både mindre tid på å behandle inngående faktura, og gjør gjennomgående mindre feil i prosessene, noe som reduserer tidsbruken ytterligere.

Innenfor lønn observerer vi at de som har et integrert lønnssystem, og utnytter det effektivt, produserer lønnsslipper til halvparten av prisen som resten av utvalget. I tillegg ser vi at de bruker en relativt større andel av de totale lønnskjøringskostnadene på system. Analysen tyder derfor på at det lønner seg å investere i gode lønnssystemer som muliggjør gode prosesser for lønnskjøring, og at dette totalt sett kan minimere ressursbruken for lønnskjøring.

Les også: Stadig flere implementerer skybaserte ERP-løsninger

For å kunne tilpasse seg et stadig mer komplekst forretningsmiljø, er det viktig at økonomifunksjonen blir en strategisk forretningspartner for driften. Dette betyr at økonomifunksjonen må produsere god styringsinformasjon, som kjennetegnes av at den er både relevant og tidsriktig. Det blir da nødvendig å bruke mer tid på analyse og beslutningsstøtte og mindre tid på transaksjonshåndtering, samt redusere den totale rapporteringstiden. 

Vi ser stor variasjon i rapporteringstid blant virksomhetene i benchmarkundersøkelsen. De beste 25 % bruker kun 2 virkedager fra bøkene er lukket til ledelsesrapporteringen er gjennomført, i motsetning til 5 virkedager for gjennomsnittet. Videre viser resultatene at:

• Virksomheter som har en skriftlig plan for periodeavslutningen, med tydelige roller, ansvarsfordeling og tidsfrister, er mer kostnadseffektive enn de som ikke har det.
• Virksomheter som benytter et egnet rapporteringsverktøy fremfor Excel er mer kostnadseffektive.
• Virksomheter som opplever god kvalitet på regnskapstallene er mer kostnadseffektive enn virksomhetene som opplever at kvaliteten er dårlig og som bruker mye tid på retting av feil.

I tillegg ser vi en tydelig sammenheng mellom kostnadseffektivitet og bruk av ulike BI-verktøy; virksomheter som benytter det for å ta datadrevne beslutninger er mer kostnadseffektive. Vi ser at Microsoft PowerBI er det desidert mest brukte BI-verktøyet, også blant de beste 25 % virksomhetene. Samtidig viser resultatene at nesten 1 av 5 økonomifunksjoner ikke bruker noen form for BI-verktøy.

Videre viser undersøkelsen at BI-verktøy i størst grad blir brukt til rapporteringsformål, løpende oppfølging av KPI-er, forecasting og budsjettering. Samtlige av de 25 % mest effektive økonomifunksjonene benytter BI-verktøy i forbindelse med rapporteringsformål. Ved å integrere BI i finansiell rapportering, kan virksomheten forbedre effektiviteten, nøyaktigheten og dybden i sine rapporter, noe som gir et solid fundament for økonomiske og strategiske beslutninger.

Les også: Konsolidering - et marked i kraftig endring

Innføringen av Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) gjør at mange virksomheter må rapportere på tolv standarder som tar for seg viktige temaer innenfor pilarene Environmental, Social and Governance, med krav om at rapporteringen skal være av samme kvalitet som finansiell data.

Hva det rapporteres på innenfor bærekraft varierer, og kan være alt fra én halv side i årsrapporten om hvordan man forholder seg til ESG, til en omfattende rapport som inngående tar for seg hver av pilarene E, S og G. Samtidig blir omtrent 60 % av virksomhetene i undersøkelsen rapporteringspliktig i henhold til CSRD enten i 2024 eller 2025. Av disse har omtrent halvparten gjennomført en vesentlighetsanalyse.

Prosessen fra omtrent ingen rapporteringsstruktur, til å være i stand til å levere en bærekraftsrapportering i henhold til CSRD, vil ta omtrent 18 måneder.

Basert på resultatene fra benchmarkundersøkelsen kombinert med vår erfaring, ser vi at de som har kommet lengst når det gjelder bærekraftsrapportering kjennetegnes av at de:

• Rapporterer på bærekraft i dag
• Har gjennomført vesentlighetsanalyser
• Har en delvis automatisk innsamling av bærekraftsdata
• Har gitt eller planlegger å gi økonomifunksjonen ansvaret for bærekraftsrapporteringen
  

Vår erfaring tilsier at det er naturlig at økonomifunksjonen blir involvert i ESG-rapporteringen, da den eksisterende kunnskapen i økonomifunksjonen vil være avgjørende for å sette fart på og sikre kvalitet i bærekraftsrapporteringen. I virksomhetene som er mindre modne innenfor bærekraftsrapportering, ser vi at de enda ikke har involvert økonomiavdelingen.

Les også: Bærekraftsrapportering: — Ikke vent med å investere i systemer