Regler ved nedbemanning - slik håndterer du prosessen

Hva er en nedbemanning?

Nedbemanning er den vanligste formen for oppsigelse begrunnet i virksomhetens forhold. Som utgangspunkt vil det si at man foretar en varig reduksjon av antall ansatte i virksomheten. I motsetning til permitteringer som er midlertidige, vil en oppsigelse innebære et endelig opphør av arbeidsforholdet til den eller de som blir nedbemannet. Oppsigelser kan også skje som ledd i en omorganisering i selskapet for å møte et marked i endring. Her vil det ikke nødvendigvis skje en reduksjon i antallet ansatte totalt, det kan også innebære en reduksjon av antall ansatte i en avdeling, samtidig som det oppbemannes med annen og mer relevant kompetanse i en annen del av selskapet.

Nedbemanningen kan variere i omfang. Noen ganger er det kun et fåtall av arbeidstakere som blir rammet, mens andre ganger kan det være nedbemanninger av store deler av organisasjonen. Nedbemanning av ansatte kan gjøres på flere måter. En nedbemanningsprosess kan gjennomføres ved vanlig oppsigelser, men det er veldig vanlig å tilby sluttavtaler. Arbeidsgiver tilbyr da en kompensasjon utover lønn i oppsigelsestiden, gjerne et beløp i sluttvederlag, men også fritak for arbeidsplikt, kompensasjon til etterutdanning/kurs og karriereveiledning er veldig vanlig. Ved større nedbemanninger kan det ofte være en kombinasjon av sluttavtaler og frivillig fratreden ved førtidspensjon.

Forberedelser til nedbemanningsprosessen

Virksomhetsledelsen kan med utgangspunkt i arbeidsgivers styringsrett omorganisere og nedbemanne i virksomheten. Hvis bedriften mener det er behov for oppsigelse som følge av nedbemanning, må ledelsen følge arbeidsmiljølovens regler og eventuelle andre begrensninger som følger av tariffavtaler og andre avtaler. 

På arbeidsrettens område har lov, tariffavtaler og rettspraksis medført at det stilles strenge krav til arbeidsgivers prosess og dokumentasjon. Vår erfaring er at virksomheter ofte undervurderer viktigheten av gode forberedelser før prosessen igangsettes, og sliter med å redde seg inn senere. 

Forberedelsene bør i tillegg til de juridiske stegene, omfatte en god plan for deling av informasjon med de tillitsvalgte, og en klar kommunikasjon til de ansatte. Dette vil gjøre at de ansatte føler seg ivaretatt i en vanskelig situasjon, og redusere risikoen for tvister i etterkant.

Se hvordan vi kan hjelpe deg med arbeidsrett

Drøftelser med de tillitsvalgte

Selskapet kan være pliktig til å drøfte med ansattes tillitsvalgte. I tariffbundne virksomheter følger dette av de aller fleste tariffavtaler. For selskaper som ikke er bundet av tariffavtaler, følger dette av arbeidsmiljøloven kapittel 8 der selskapet har minst 50 ansatte og av arbeidsmiljøloven § 15-2 der 10 ansatte eller flere sies opp innen en periode på 30 dager (masseoppsigelser). Drøftelsene skal gjennomføres “så tidlig som mulig”. Det vil si på  planleggingsstadiet, for å sikre at drøftelsene blir reelle.

Saklighetskravet: Finnes det saklig behov for oppsigelser?

Forutsetningen for at man kan foreta en nedbemanning er at det foreligger et saklig behov for oppsigelser. Det kan være ulike årsaker til at en bedrift må foreta nedbemanninger. Et ønske om økt lønnsomhet i bedriften vil stort sett være tilstrekkelig til at man kan si at det er behov for driftsinnskrenkning eller rasjonalisering. Det er viktig at man har god dokumentasjon på hvorfor en nedbemanning vurderes, hvilke alternativer som er vurdert og de fordeler virksomheten ser for seg å vinne på dette. Kjernen er å kunne vise at beslutningen om å nedbemanne beror på et fornuftig og veloverveid grunnlag.

De rettslige kravene ved en nedbemanningsprosess består av flere elementer. Alle vurderingene må være saklig begrunnet i virksomhetens forhold. Dette følger av saklighetskravet i arbeidsmiljøloven § 15-7 første ledd og allmenne saklighetsnormer i arbeidsretten. Etter bedriften har vurdert og dokumentert at det foreligger et saklig behov for nedbemanning, kan saklighetsvurderingen deles inn i følgende fire hovedpunkter.

Utvelgelseskrets og utvelgelseskriterier

For det første må virksomheten ta stilling til hvilke utvelgelseskriterier som skal ligge til grunn for utvelgelsen, og om utvelgelseskretsen skal begrenses. Dette er den sentrale delen av en nedbemanningsprosess, og gjerne her konfliktene oppstår. Når det kommer til krets og kriterier kan det være ulike vurderinger avhengig av om bedriften er tariffbundet eller ikke. 

Kjernen med utvelgelseskriteriene er valg av hvilke ansatte som skal sies opp. De ansatte som risikerer oppsigelse skal vurderes opp mot saklige og objektive kriterier. Sentrale utvelgelseskriterier er ansiennitet og kvalifikasjoner. Ved vurderinger av om kriteriene er saklig begrunnet, vil det være av betydning om det har vært enighet med de tillitsvalgte. Kriteriene bør fastsettes etter hva som er viktig for bedriften etter at prosessen er ferdig. Det er viktig å merke seg at tariffbundne virksomheter har påtatt seg en særskilt forpliktelse til å anvende ansiennitetsprinsippet. Det vil si at ansiennitet skal være utgangspunktet, og at et avvik fra dette må begrunnes.

Utvelgelseskretsen setter grensene for hvilke av de ansatte som risikerer oppsigelse. Det rettslige utgangspunktet for utvelgelseskretsen er hele selskapet, men utvelgelseskretsen kan begrunnes til en del av selskapet hvis det er saklig begrunnet.    

Arbeidsmiljøloven legger ikke konkrete føringer for fastsettelsen av utvelgelseskretsen, men det følger blant annet av rettspraksis at kretsen kan utgjøre deler av virksomheten som en avdeling eller filial. Det kan være enklere for virksomheten å vurdere arbeidstakere med noenlunde samme kompetanse innenfor samme geografiske avdeling opp mot hverandre. Det avgjørende er at kretsen er saklig begrunnet, og det kreves tungtveiende hensyn for å begrense utvelgelseskretsen. Det tillegges stor vekt at en begrensning i utvelgelseskretsen er drøftet med ansattes tillitsvalgte.

Krav om å tilby annet passende arbeid

Videre må virksomhetene vurdere om de har annet passende arbeid å tilby arbeidstakeren. Vurderingen av annet passende arbeid gjelder i hele virksomheten, uavhengig av om utvelgelseskretsen ellers er begrenset.  

Det finnes imidlertid rettspraksis på et utvidet virksomhetsbegrep. I tilfeller der arbeidsgiverfunksjoner faktisk utøves også av andre selskaper enn det selskap arbeidstaker er knyttet til, vil også disse selskapene kunne anses som samme virksomhet med et delt arbeidsgiveransvar for arbeidstaker. Det må altså foretas en konkret vurdering av hvilken innflytelse de juridiske enhetene har utøvet over arbeidsforholdet. 

Regjeringen har foreslått å endre arbeidsgiveransvaret i konsern. Forslaget innebærer at plikt til å tilby annet passende arbeid skal gjelde alle foretak som inngår i konsernet. Plikten skal kun gjelde norske foretak. Endringene kan få store konsekvenser for konserner. Nedbemanningsprosessen vil ta lengre tid og kostnadene vil øke.

Interesseavveining

Til slutt må det foretas en interesseavveining mellom virksomhetens behov for å nedbemanne og arbeidstakerens ulemper ved en oppsigelse. Vurderingen må foretas for hver enkelt arbeidstaker. Momenter i arbeidstakers favør kan være av både menneskelige og sosiale hensyn i tillegg til de rent økonomiske. Det skal imidlertid mye til for at arbeidstakerens interesser skal gå foran hvis bedriftens behov for nedbemanning er påtrengende. Desto mer kritisk situasjonen er for bedriften, jo mer skal til for at arbeidstakerens ulemper skal gå foran bedriftens behov.

Saksbehandling

Det stilles også krav til saksbehandlingen ved en nedbemanning. Blant annet har arbeidsgiver en drøftelsesplikt etter arbeidsmiljøloven § 15-1. En betryggende og forsvarlig saksbehandling er en viktig del av en nedbemanningsprosess. Ved mangelfull saksbehandling kan det medføre økt risiko for at oppsigelsen blir kjent ugyldig i en senere tvist for domstolen.

Permittere eller nedbemanne?

I praksis oppstår det ofte spørsmål om det er mest riktig å bruke permittering eller oppsigelse. Permittering er en midlertidig fristillelse fra kontrakten. Normalt sett anses permittering som mindre inngripende enn oppsigelse, siden arbeidstaker fremdeles har sitt arbeidsforhold i behold. Permittering kan være et alternativ som må vurderes i stedet for endelig opphør av arbeidsforholdet, der arbeidsgiver for en begrenset periode ser at arbeidstakeren ikke kan sysselsettes på en forsvarlig måte. Det er ikke tilstrekkelig at selskapet vil spare penger, men snarere at bedriften helt eller delvis må innstille som følge av uforutsette hendelser, ordremangel osv. 

Ved permittering løper det en varslingsfrist før permitteringen iverksettes. Den første perioden av permitteringen løper det en arbeidsgiverperiode, før arbeidstaker får utbetalt permitteringslønn fra NAV. Arbeidsgiver kan delvis fri seg fra sine lønnsforpliktelser med en delvis permittering. Dette innebærer at arbeidsplikten blir redusert. Når permitteringstiden er ute, har arbeidstakeren både rett og plikt til å gjenoppta arbeidet. 

Dersom det skulle vise seg at behovet for driftsinnskrenkning ikke er midlertidig, og det ikke foreligger noen realistiske muligheter for at arbeidet kan gjenopptas innen rimelig tid, er det ikke lenger grunnlag for permittering. Da må arbeidsgiver gå til oppsigelse av de permitterte arbeidstakerne.

Dette bør arbeidsgiver tenke på

• Sørg for at virksomheten har god dokumentasjon på hvorfor tiltak settes inn.

• Det er viktig at drøftelser med tillitsvalgte skjer på et tidlig stadium slik at drøftelsene blir reelle. 

• Ved masseoppsigelser, når 10 eller flere ansatte blir sagt opp innenfor en periode på 30 dager, må virksomheten huske å gi beskjed til NAV.

• Bruk saklige og objektive kriterier for utvelgelse av hvilke ansatte som skal sies opp og hvem man bør ha med seg videre. 

• Vurder om virksomheten trenger råd fra advokat.

Hvordan vi kan bistå din virksomhet

Våre arbeidsrettsadvokater har bred erfaring med omstillingsprosesser. Vi kjenner godt til de vurderingene og utfordringene en nedbemanning kan innebære. Vi bistår gjerne med en vurdering av om selskapet har grunnlag for nedbemanning og med selve nedbemanningsprosessen.

Les mer om våre tjenester her