Dette skal til for å oppfylle pendlervilkårene

Hovedregelen er at det foreligger rett til fradrag for merutgifter knyttet til pendling dersom disse er dekket av den ansatte selv. Når fradragsrett foreligger kan arbeidsgiver på sin side dekke disse kostnadene trekk- og skattefritt.

Det er også slik at mange arbeidsgivere ønsker å dekke pendlerkostnader for sine arbeidstakere. Dette fordi kostnadene som regel er pådratt for at vedkommende fortsatt skal kunne arbeide for denne arbeidsgiveren, uten å lide økonomisk om man ikke flytter nærmere arbeidsplassen. Når kostnader dekkes av arbeidsgiver, er det en del av arbeidsgivers plikter å ta stilling til om vilkårene for trekkfritak er oppfylt, og med et komplisert regelverk kan dette være utfordrende. Som den siste tiden har vist, kan reglene også lage store overskrifter om noe tilsynelatende håndteres feil. Som en oppfølging nevner vi at det gjelder egne regler for Stortingsrepresentanter - disse går vi ikke nærmere inn på her.

For at arbeidsgiver skal kunne dekke pendlerkostnader trekkfritt, er forutsetningen at arbeidstaker kan anses som en pendler. I skattemessig forstand er en pendler definert som “en person som av hensyn til inntektsgivende aktivitet, må overnatte utenfor hjemmet”. Det vil imidlertid ikke være tilstrekkelig å overnatte et annet sted på grunn av arbeid. Som navnet “pendler” tilsier, må det også jevnlig foretas faktisk reise mellom det stedet arbeidstaker overnatter og det som defineres som det “egentlige hjem”. Foretas det ikke jevnlig reising mellom de to stedene, så er det som regel enkelt å slå fast at det ikke foreligger pendling.

Om det faktisk foregår en pendling mellom to overnattingssteder, vil neste steg være å avgjøre hvilket av overnattingsstedene som anses å være det egentlige hjem. Det nevnes i denne sammenheng at i en uke med to arbeidsdager med nødvendig overnatting på arbeidsstedet og tre arbeidsdager med overnatting “hjemme”, er arbeidstakeren på et yrkesopphold og ikke et pendleropphold. Da vil bolig på arbeidsstedet ikke være det egentlige hjem. Under et yrkesopphold kan kostnader til kost og losji dekkes trekkfritt.

Hva er det egentlige hjem?

Ved overnatting på hotell vil hotellrommet aldri få status som et “hjem” i denne sammenheng, og arbeidstaker er da på pendler- eller yrkesopphold hvor kostnaden kan dekkes trekkfritt.

For en familiependler vil det raskt kunne slås fast at det egentlige hjem er der familien bor når de er samlet, det være seg om det er en ektefelle eller egne barn arbeidstaker da bor sammen med. I de aller fleste tilfeller vil en arbeidsgiver kunne dekke pendlerkostnadene (overnatting, reise og på visse vilkår kost) for en familiependler uten at dette utløser trekk- og avgiftsplikt. Innberetning av trekkfrie ytelser må likevel gjennomføres av hensyn til å gi informasjon til skattemyndighetene.

Merk at samboere uten felles barn faller inn under denne kategorien. For disse kan det være mer utfordrende å slå fast hva som er det egentlige hjem, og det må da gjøres en konkret vurdering og rangering av overnattingsstedene. Personer som er 22 år eller mer (egne regler for de som er under 22 år) har sitt egentlige hjem i boligen som kommer først, etter følgende rangering: 1. Selvstendig bolig, 2. Foreldrehjemmet og 3. Uselvstendig bolig.

Det er flere punkter som må vurderes ved rangeringen, og dersom vurderingen ikke ender ut med at overnattingsstedet er en selvstendig bolig, så anses den som uselvstendig.

Selvstendig bolig vil være en bolig som fyller alle vilkårene nedenfor, jf. FSFIN § 3-1-4:
- Boenheten har minst 30 kvm primærrom. Det finnes særregler for leid bolig der det bor flere personer innenfor boenheten.
- Boenheten har innlagt vann og avløp.
- Pendleren eier eller disponerer boenheten for et tidsrom som må forutsettes å få en varighet på minst ett år.
- Pendleren har tilgang til boenheten alle ukens dager, dvs. også i helgene og i perioder hvor vedkommende ikke arbeider.
Foreldrehjemmet
- Foreldrehjemmet er bolig hvor en eller begge foreldrene anses skattemessig bosatt. Slik bolig vil ikke bli ansett som en selvstendig bolig for pendleren med mindre eiendommen er overdratt til vedkommende. Den vil likevel bli rangert over en annen uselvstendig bolig.
Uselvstendig bolig
- Alle boliger som ikke anses som selvstendig eller er foreldrehjemmet.

Anses boligen på arbeidsstedet som selvstendig, og arbeidstakeren ellers bor i foreldrehjemmet når arbeidstakeren er “hjemme”, så anses arbeidstakeren i skattemessig forstand å bo i boligen på arbeidsstedet. Da er det ikke skattemessig pendling, og ingen del av kostnader til bolig/reise/kost kan da dekkes skattefritt under pendlerreglene.

Om boligene på både hjemstedet og arbeidsstedet er likestilte, så vil det egentlige hjem normalt være der hvor arbeidstaker har flest overnattinger i løpet av måneden. Basert på dette vil arbeidstakeren kunne ha sitt egentlige hjem på hjemstedet den ene måneden, og på arbeidsstedet den andre måneden. Her finnes det imidlertid særregler som må vurderes konkret.

Reisehyppighet - hvor ofte må arbeidstaker reise hjem?

For familependlere stilles det ingen konkrete krav om antall reiser hjem. Det må imidlertid foretas nok reiser til at boligen i det hele tatt er å anse som et felles hjem. I praksis legges det til grunn at det bør foretas minst tre-fire hjemreiser med overnatting, i løpet av året.

For enslige pendlere som er 22 år eller mer kreves det derimot som utgangspunkt hjemreiser minst hver tredje uke. Om det foreligger helt spesielle forhold som gjør at kravet om hjemreiser ikke oppfylles, kan personen likevel bli ansett som skattemessig pendler. Det være begrunnet av sykdom, dårlig økonomi, spesielle arbeidsforhold eller offentlige tiltak som iverksettes som tilsier at reisekravet bør fravikes. Skattemyndighetene har lempet på reisekravet under pandemien, for eksempel på grunn av stengte grenser, manglende flyavganger eller at hjemreisen medfører karantene.

Krav til pendleavstand?

Selv om vilkårene for å anses som en pendler forøvrig er oppfylt, vil også avstanden mellom overnattingsstedet og hjemmet kunne spille en rolle. Er avstanden for kort, anses det i utgangspunktet ikke nødvendig med overnatting på grunn av arbeidet. Her kommer hovedreglene i skatteretten til syne ved at det må foreligge nødvendige merkostnader før disse kan dekkes skattefritt. Det er ikke nedfelt noen klare grenser for hva som er akseptabel avstand, og etter omstendighetene kan det bli ansett å foreligge pendlerstatus selv om det er praktisk mulig å foreta daglige reiser mellom hjem og arbeidssted. Det som må klargjøres her er om oppholdet utenfor hjemmet skyldes andre grunner enn inntektsgivende aktivitet. I en sak i Skatteklagenemnda fra 2019, ble det eksempelvis slått fast at det i den saken var for kort avstand med 32 km i forhold til nødvendigheten av overnatting utenfor hjemmet.

Hva kan fradragsføres og dekkes trekkfritt av arbeidsgiver?

Kan det fastslås status som skattemessig pendler, vil det som nevnt åpne opp for rett til fradrag og en trekk- og avgiftsfri dekning av merkostnader. Kostnadene som vil være aktuelle er kostnader til reise, kost og losji knyttet til oppholdet utenfor det egentlige hjem. Det gjelder en begrensning på 24 måneder når det gjelder retten til å kreve fradrag for pendlerkostnader til kost og losji. Det er viktig å merke seg at dette ikke gjelder ved arbeidsgivers dekning av pendlerkostnader. Etter 24 måneder er det altså ikke lenger symmetri når det gjelder retten til fradrag og trekkfri dekning fra arbeidsgiver. For reisekostnader gjelder ikke denne begrensningen på 24 måneder for verken retten til fradrag eller trekkfri dekning fra arbeidsgiver.

Reisefradrag/-dekning

Avstandsfradrag med:
- kr 1,56 per km for de første 50 000 km
- kr 0,76 per km for det overskytende
- Faktiske kostnader til bom/ferge når disse er nødvendige, og samlet kostnad overstiger kr 3 300
Faktiske kostnader til fly istedenfor avstandsfradrag for flyreisen, pluss avstandsfradrag for reisen til og fra flyplassen jf. satsene over. Faktiske kostnader til fly må kunne dokumenteres på forespørsel.

Bunnfradrag/egenandel utgjør kr 23 900, og minstegrensen for fradrag for bompenger eller fergekostnader er kr 3 300. Merk at bunnfradraget/egenandelen anvendes under ett for besøksreiser og for reiser mellom pendlerbolig og fast arbeidssted. Satser og fribeløp gjelder for 2021.

Losjifradrag/-dekning

Fradrag og dekning må som hovedregel basere seg på faktiske kostnader til leie av pendlerbolig. Dersom pendleren eier pendlerboligen selv, vil det foreligge rett til fradrag for/ mulighet for trekkfri dekning av faktiske kostnader, herunder fradrag for kostnader til vedlikehold, strøm, bredbånd mv.

Kostfradrag/- dekning

Dersom man bor i hybel/leilighet med kokemulighet vil det ikke foreligge rett til fradrag for matutgifter, og arbeidsgiver kan da heller ikke dekke dette trekkfritt. Kokemulighet betyr i praksis tilgang til rennende vann (utover i bad) og enten elektrisitet eller tilgang til gassdrevet kjøleskap og komfyr.

Foreligger ikke kokemulighet har man rett til fradrag for merkostnader etter fastsatte satser eller dokumenterte utgifter til kost. Arbeidsgiver kan utbetale kostgodtgjørelse etter de samme satser og må innberette antall døgn og beløp utbetalt.

Ved krav om fradrag for faktiske kostutgifter skal fradraget reduseres med kostbesparelse pr døgn. Ved dekning/refusjon må arbeidsgiver innberette kostbesparelsen som en skattepliktig fordel.

Innberetning - arbeidsgiveransvar

Alle trekkpliktige ytelser skal innberettes. Også trekkfri dekning av utgifter til kost og losji skal innberettes over a-meldingen for å gjøre skattemyndighetene i stand til å utføre sine kontroller ved skattefastsettingen.

Fradrag for pendlerutgifter - føring i skattemeldingen

Dersom du selv dekker dine pendlerutgifter, så skal fradragene inn i de respektive poster/temaer for reisefradrag og merutgifter i skattemeldingen.

Om arbeidsgiver dekker dine pendlerutgifter, så må fradrag avregnes mot det som er innberettet. Dersom du netto kommer ut med et resterende udekket beløp, vil det resterende beløpet kunne føres til fradrag. Dersom dekningen fra arbeidsgiver er høyere enn de reelle pendlerutgiftene/høyere enn det du kan kreve til fradrag, så skal dette komme til uttrykk som skattepliktige beløp i lønnsinnberetningen fra arbeidsgiver.