Bærekraft i offentlige anskaffelser

Agnetha Johansen Åsheim er advokat og ekspert på bærekraftskrav i offentlige anskaffelser.

Veileder for bærekraft i offentlige anskaffelser

Etter nye regler fra 1. januar 2024 skal klima- og miljøhensyn som hovedregel vektes med minimum tretti prosent i offentlige anskaffelser. Hva innebærer det nye kravet? Hvilke kriterier kan stilles til miljø og sosialt ansvar i en anskaffelsesprosess? Og hva må leverandører ha på plass for å innfri forventninger og nå frem i konkurransene?

Her er vår veileder til hva du må hensynta og tenke på fremover.

Hva betyr kravet i praksis?

Anskaffelsesloven § 5 stiller et overordnet krav til klima- og miljøhensyn i offentlige anskaffelser. Det følger av lovens § 5 at oppdragsgivere skal innrette sin anskaffelsespraksis slik at den bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning og fremme klimavennlige løsninger der dette er relevant. Fra 1. Januar er det innført en ny bestemmelse i anskaffelsesforskriften § 7-9 som følger opp denne overordnede bestemmelsen med et krav om at oppdragsgiver skal vekte klima- og miljøhensyn med minimum tretti prosent.

Det vil si at den nye hovedregelen er at klima- og miljøhensyn skal vektes med minimum 30 prosent av totalen i tildelingskriteriene, jf. ny § 7-9 annet ledd.

I anskaffelsesforskriften del III skal oppdragsgiver angi tildelingskriterienes relative vekt ved valg av tilbud på grunnlag av det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet. Hovedregelen om at klima- og miljø skal vektes med minimum 30 prosent, kommer derfor til anvendelse på anskaffelser som omfattes av del III. Det vil si anskaffelser som er lik eller overstiger EØS-terskelverdiene.

Hva betyr kravet i praksis etter de ulike delene av anskaffelsesforskriften?

Det gjelder ingen prosedyrekrav og oppdragsgiver kan derfor velge å ikke oppstille tildelingskriterier. Det er derfor ingen plikt for oppdragsgiver å vektlegge klima- og miljøhensyn. Det er likevel viktig å være oppmerksom på at dersom oppdragsgiver velger å oppgi kriterier i relativ vekt/prioritert rekkefølge gjelder en plikt til å stille krav til klima og miljø iht til kravene som gjelder etter del II og del II (slik det fremgår nedenfor).

Ettersom det ikke pliktes å angi tildelingskriterienes relative vekt etter del II gjelder det ingen plikt til å vekte klima - og miljøhensyn med minimum 30%. Oppdragsgiver bør angi klima- og miljøhensyn blant de tre høyest prioriterte tildelingskriteriene. Dersom klima- og miljøhensyn ikke angis i tildelingskriteriene så skal det stilles klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen. Det er viktig å være klar over at det også er et krav at dersom oppdragsgiver velger å erstatte klima- og miljøkrav i tildelingskriteriene med å stille krav til dette i kravspesifikasjonen, så kan dette bare gjøres dersom:

det er klart at dette gir en bedre klima- og miljøeffekt og
dette begrunnes i anskaffelsesdokumentene

For anskaffelser som følger del III av anskaffelsesforskriften følger det et krav om å angi tildelingskriterienes relative vekt ved valg av tilbud. Her gjelder derfor et absolutt krav som innebærer at oppdragsgiver skal vekte klima- og miljøhensyn med minimum 30%.

Det er likevel åpning for å erstatte klima- og miljøhensyn i tildelingskriterier med klima- og miljøkrav i kravspesifikasjonen. Dette kan bare gjøres dersom:

det er klart at dette gir en bedre klima- og miljøeffekt og
dette begrunnes i anskaffelsesdokumentene

Det gjelder et felles unntak fra kravet om å vektlegge klima- og miljøhensyn som gjelder for alle delene av anskaffelsesforskriften

Det gjelder et unntak fra forpliktelsen til å stille krav eller kriterier om klima- og miljøhensyn dersom:

anskaffelsen etter sin art har et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig og
dette begrunnes i anskaffelsesdokumentene

Det er vanskelig å angi hvilke typer anskaffelser det ikke er relevant å vektlegge miljø. Høringsnotatet til anskaffelsesloven tilsier at unntaket kan være relevant der det er liten miljøgevinst å stille krav eller kriterier om klima og miljø.

Av høringsnotat 1 knyttet til anskaffelsesloven 2016 uttaler departementet:

«relevante momenter vil være hvor tyngende kravene vil være opp mot den miljømessige effekten. Miljøkrav vil ha større effekt i store anskaffelser enn i små. Slike vurderinger vil måtte inngå i oppdragsgivers innkjøpsfaglige vurderinger»

4 praktiske råd til oppdragsgivere

Oppdragsgivere må utarbeide klare rutiner og retningslinjer for hvordan de skal ivareta nye krav til klima- og miljø

Offentlige oppdragsgivere bør gjennomgå og identifisere hvilke anskaffelser som utgjør den største miljøbelastningen. Dette må danne grunnlaget for rutiner og retningslinjer.

Oppdragsgivere må utarbeide rutiner eller retningslinjer for hvordan miljø og klimahensyn skal ivaretas i de enkelte anskaffelsene. PwC mener at dette er helt nødvendig å ha på plass for å unngå brudd på de nye kravene klima og miljø i anskaffelser. I rutinene/retningslinjene må følgende endringer i regelverket ivaretas:

For anskaffelser etter FOA III er det en plikt til å vekte klima- og miljø med minst 30% og dette må inkluderes i retningslinjer og prosedyrer
Det bør utarbeides retningslinjer som sikrer en forsvarlig vurdering av når det er åpning for å bruke unntaksregelen om å heller stille krav om klima og miljø i kravspesifikasjonen
Retningslinjene og rutinene må også regulere hvordan klima- og miljøhensyn skal ivaretas i anskaffelser etter FOA del I og del II

Vær bevisst på at måten kravene til bærekraft blir utformet på, vil få betydning for konkurransesituasjonen

Anskaffelsesregelverket skiller mellom krav i kravspesifikasjon, kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og kontraktsvilkår. Merk at vurderingen av om klima- og miljøhensyn skal inntas som tildelingskriterium eller i kravspesifikasjon må gjøres iht til de nye kravene til klima og miljø. For anskaffelser etter FOA del III vil utgangspunktet være at det er en plikt til å vekte klima- og miljøhensyn med minst 30 % i tildelingskriteriene. Selv om klima og miljøhensyn inkluderes i tildelingskriteriene så kan det også inkluderes krav i kravspesifikasjonen. Det kan gjøres enten ved minstekrav eller såkalte “bør” krav som kan evalueres under tildelingskriteriene.

Minstekrav i kravspesifikasjon:

Fordel: Det er mulig å sikre et visst minimumsnivå på ytelsen/leverandørene.
Ulempe: Dersom det stilles strenge krav i umodne leverandøremarkeder, er det en risiko for redusert konkurranse. Minstekrav til ytelsen gir heller ingen insentiver til at leverandørene skal levere over minimumsnivået som er satt.

Tildelingskriterier:

Fordel: Mulighet til å premiere leverandører som er langt fremme på bærekraftsområdet, uten å risikere avvisning av leverandører som ikke klarer å oppfylle tildelingskriteriet. Kan derfor være en fordel i mer umodne leverandørmarkeder.
Ulempe: Praksis har vist at man kan støte på flere utfordringer knyttet til utforming av bærekraftige tildelingskriterier.¹ Derfor bør tildelingskriteriene og de tilhørende dokumentasjonskravene utformes i tråd med kravene som stilles i anskaffelsesforskriften. I tillegg bør tildelingskriteriet være egnet for å identifisere det beste tilbudet.

Offentlige oppdragsgivere bør ha en bærekraftsstrategi

Alle offentlige oppdragsgivere oppfordres til å lage en overordnet bærekraftstrategi for virksomheten, i tillegg til kontraktstrategier for hver enkelt anskaffelse som gjennomføres (med mindre dette vil være uforholdsmessig sett i lys av anskaffelsens verdi). Den overordnede bærekraftstrategien bør inneholde informasjon om hvilke bærekraftsmål virksomheten har prioritert å fokusere på. Dette kan variere fra år til år, og kan også variere avhengig av fagområde. I kontraktstrategien for en enkelt anskaffelse, bør det fremgå hvilke krav til bærekraft som skal stilles i nettopp denne konkrete anskaffelsen. Valgene i kontraktstrategien burde samsvare med fokus og prioriteringer i den overordnede bærekraftstrategien.

Gå i dialog med leverandørmarkedet²

Det grunnleggende prinsippet om konkurranse tilsier at utvikling og modenhet i leverandørmarkedet bør få betydning for hvilke og hvordan krav til bærekraft stilles i en konkret anskaffelse. For å finne ut hvilke miljøvennlige løsninger leverandørmarkedet kan tilby i dag og på sikt, og derigjennom hvor strenge krav til bærekraft som kan stilles i en konkret anskaffelse, oppfordrer vi offentlige oppdragsgivere til å gå i dialog med leverandørmarkedet. Uavhengig av hvilken prosedyreform som velges, har offentlige oppdragsgivere et stort handlingsrom for dialog med leverandørmarkedet før en konkurranse kunngjøres.

Dialog kan gjennomføres på flere måter, for eksempel gjennom en-til-en-møter med leverandører eller gjennom å sende konkurransegrunnlag, kravspesifikasjon og kontraktsvilkår på høring. Dersom dialogen gjennomføres før konkurransen, bør det iverksettes tiltak som motvirker at enkelte leverandører (som har deltatt i dialogen) får en urimelig konkurransefordel. Et enkelt grep, er å sørge for at alle leverandører (også de som ikke deltar i dialogen) mottar samme type opplysninger i forkant av konkurransen.

Etterlevelse av bærekraftskravene må følges opp etter kontraktsinngåelsen

Det er ikke nok å utarbeide strategier for bærekraft og å stille relevante krav til bærekraft i anskaffelser. Oppdragsgiver må også utforme rutiner for hvordan kravene skal følges opp etter at kontrakten er signert. Hvilke kontrolltiltak som igangsettes, bør ses i sammenheng med risikonivået i den enkelte anskaffelse. I tilfeller der det anses å være liten risiko for brudd på kravene, er det kanskje tilstrekkelig å gjennomføre oppfølgingen ved leverandørmøter eller innsending av egenrapporteringsskjemaer. Hvis risikoen for brudd anses å være høy, må oppdragsgiver vurdere å innføre ytterligere rutiner for kontroll og håndtering av eventuelle avvik.

Praksis fra klagenemnda for offentlige anskaffelser har vist at manglende oppfølging og håndhevelse av en kontrakt i ytterste konsekvens vil kunne være å anse som en ulovlig direkte anskaffelse og dermed utgjøre brudd på anskaffelsesregelverket³. Avdekkes det kritikkverdige forhold, bør dette derfor følges opp og få konsekvenser i tråd med kontraktens misligholdssanksjoner.

3 bærekraftstips til leverandører: Hvordan opprettholde konkurransekraft i offentlige anbudskonkurranser?

Ha fokus på bærekraft og samfunnshensyn i planlegging og strategier

Årets Klimaindeks fra PwC viser at bare ni av Norges 100 største selskaper har kuttet utslipp i tråd det med som er nødvendig for å nå målene i Parisavtalen. Et stort flertall av selskapene har et klimaregnskap på plass, og 66 selskaper har satt tallfestede mål for utslippsreduksjoner.

Alle leverandører oppfordres til å lage en overordnet bærekraftstrategi, der klimarisiko håndteres på lik linje med annen risiko. Leverandører bør også utarbeide egne klimaregnskap, som i den grad det er mulig, dekker hele verdikjeden (scope 1, 2 og 3).

Gjør dere kjent med bransjestandarder

Sett deg godt inn i hvilke absolutte krav og evalueringskrav som stilles til bærekraft i din bransje.

Investering i bærekraftige løsninger kan være avgjørende for å opprettholde konkurransekraft. Dette kan for eksempel illustreres av utviklingen som finner sted i Oslo kommune. Oslo kommune, som i flere år har brukt tildelingskriterier for å premiere utslippsfrie løsninger, har vedtatt at de fra 2025 vil stille minstekrav til nullutslipps- (dvs. batterielektrisk eller hydrogen) eller biogassteknologi for transport og bygg- og anleggsplasser⁴.

Overgangen til bærekraftige løsninger vil kreve større eller mindre økonomiske investeringer på leverandørsiden, men her finnes det også muligheter for å søke om klimatilskudd⁵.

Sett dere godt inn konkurransegrunnlaget og vær oppmerksom på nye krav til bærekraft i alle offentlige anbudskonkurranser fra 1. januar 2024

Leverandørene må kjenne forskjellen på 1) kvalifikasjonskrav som stiller krav til leverandøren/leverandørens kvalifikasjoner, 2) krav i en kravspesifikasjonen som angir krav til ytelsen som skal anskaffes, og 3) tildelingskriterier som tilbudene i en konkurranse skal rangeres på bakgrunn av.

Minstekrav i kravspesifikasjonen og kvalifikasjonskrav er eksempler på absolutte krav som må oppfylles, og hvor manglende oppfyllelse vil medføre avvisning fra konkurransen. Manglende oppfyllelse av et tildelingskriterium derimot vil ikke medføre avvisning, men vil i stedet gi lav eller ingen uttelling (poeng) under tildelingskriteriet⁶.

I evalueringen opp mot tildelingskriteriene vil den fremlagte dokumentasjonen være avgjørende for å få en god score. For å nå frem i en evaluering, må leverandørene være bevisst på at dokumentasjonskravet, som oppdragsgiver stiller til det bærekraftige tildelingskriteriet, blir oppfylt slik det er beskrevet. Merk at i alle anskaffelser etter FOA del III skal oppdragsgiver som hovedregel vekte klima - og miljøhensyn med 30%.

Er dere usikre på hva som menes i konkurransegrunnlaget; spør oppdragsgiver!

¹Eksempler på praksis fra domstolene og klagenemnda for offentlige anskaffelser knyttet til utforming av dokumentasjonskrav til bærekraftige tildelingskriterier er HR-2019-1801-A, TOSL-2021-100376 og KOFA-sak 2020-802.

² Les mer om dialog med leverandørmarkedet her: https://anskaffelser.no/nb/anskaffelsesprosessen/anskaffelsesprosessen-steg-steg/avklare-behov-og-forberede-konkurransen/lage-kontraktstrategi/kartlegging-og-dialog-med-markedet/dialog-med-markedet

³ Se for eksempel KOFA-sak 2015-27.

⁴https://www.oslo.kommune.no/for-vare-leverandorer/krav-til-leverandorer/klima-og-miljokrav/#gref

⁵ Les for eksempel om Oslo kommunes tilskuddsordning her: https://klimatilskudd.no/?utm_source=google&utm_medium=cpc&utm_campaign=klimatilskudd&gclid=CjwKCAjwwsmLBhACEiwANq-tXDC4Vq9RELqRohDs6-aEZMI-7Sj4m1DmkxgS9zR1ufSwTqaaFhdiUBoCu8EQAvD_BwE.

⁶ Se for eksempel KOFA-sak 2016-75.

Er din bedrift rigget for CSRD?

Vi hjelper deg å legge en plan, navigere i kravene og se etter nye forretningsmuligheter.

Se våre tjenester

Behov for systemstøtte?

Vi kan bistå med implementering av analyseløsninger og digitale verktøy for bærekraftsrapporteringen