Skjerpet likestillingslov for arbeidsgivere: Oppfyller du aktivitets- og redegjørelsesplikten?

Alle offentlige virksomheter og private virksomheter som jevnlig sysselsetter mer enn femti ansatte, skal etter ny lov redegjøre for selskapets arbeid med mangfold og likestilling i årsberetningen. Informasjonen vil dermed være offentlig tilgjengelig for allmennheten, og brudd på redegjørelsesplikten kan i verste fall føre til bot. 

I PwCs undersøkelse Klimaindeksen 2022, ser vi at kun et fåtall av selskapene gir konkret informasjon om målsetninger og tiltak for arbeidet med likestilling og ikke-diskriminering. Eksempelvis er det kun 4 av 10 som kommuniserer tallfestede mål om økt kvinneandel på ulike ledelsesnivå, og bare 3 av 10 kommuniserer nåværende lønnsgap for sammenlignbare stillinger mellom kvinner og menn. Sistnevnte skal rapporteres hvert andre år i henhold til nye krav. 

Hvorvidt bakgrunnen er at selskapene ikke har arbeidet aktivt med likestilling og mangfold, eller ikke er kjent med lovendringen, vet vi ikke. At mange selskaper har en jobb å gjøre frem mot årsrapporteringen for 2021, er imidlertid klart.

Hensikten med denne artikkelen er å gjøre det enklere å forstå reglene og hva du må gjøre for å oppfylle dem.

Hva er aktivitets- og redegjørelsesplikten?

Likestillings- og diskrimineringsloven gir rettigheter og plikter til arbeidstakere og arbeidsgivere for å fremme likestilling og hindre diskriminering i arbeidslivet. Diskrimineringsvernet har en individuell og en strukturell side. Det individuelle diskrimineringsvernet skal beskytte den enkelte arbeidstaker mot diskriminering. Det vil si at en ansatt som ikke ble forfremmet grunnet sitt etniske opphav, eller ikke fikk lønnsforhøyelsen andre fikk under foreldrepermisjon, kan fremme et krav mot arbeidsgiver i medhold av likestillings- og diskrimineringslovens bestemmelser. Strukturelt diskrimineringsvern handler om en erkjennelse av at synlige eller usynlige strukturer i virksomheten kan utgjøre et hinder for likestilling og mangfold, og at arbeidsgiver derfor må handle aktivt for å motvirke disse.

Arbeidsgivers plikter etter loven kan deles i tre kategorier, hvor type og størrelse på virksomheten er avgjørende for hvor omfattende plikten er:

1. Aktivitetsplikt: Er en plikt til å gjøre noe aktivt for å fremme likestilling og å hindre diskriminering i virksomheten.

2. Opplysnings-/dokumentasjonsplikt: Plikt til å kunne dokumentere at aktivitetsplikten er oppfylt, dersom de ansatte, deres representanter, Likestillings- og diskrimineringsombudet eller forskere ber om innsyn i dette.

3. Redegjørelsesplikt: Er en selvstendig plikt til å redegjøre for likestillingstilstanden, og arbeidet for mangfold i virksomhetens årsberetning eller i et annet offentlig tilgjengelig dokument.

Hvilken aktivitetsplikt har alle arbeidsgivere uavhengig av størrelse?

Alle arbeidsgivere, uansett størrelse, har en plikt til å jobbe aktivt for å fremme likestilling og hindre diskriminering på arbeidsplassen. Det innebærer helt kort at arbeidsgiver skal sette mål, iverksette tiltak basert på målene, og ha en plan for når og hvordan tiltakene skal gjennomføres. Plikten skal tilpasses selskapets art og størrelse, det vil si at det forventes mer av større virksomheter, og der risikoen for diskriminering er større, enn i mindre selskap og der risikoen for diskriminering er lavere. Som et minimum skal arbeidet omfatte følgende tema:

• Rekruttering

• Lønns- og arbeidsvilkår

• Forfremmelse

• Utviklingsmuligheter

• Tilrettelegging 

• Mulighet for å kombinere arbeid og familieliv

Aktivitetsplikten gjelder innenfor selskapets virksomhet, og skal omfatte diskriminering på grunn av kjønn, graviditet, permisjon ved fødsel eller adopsjon, omsorgsoppgaver, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk, eller kombinasjoner av disse grunnlagene. I tillegg skal arbeidsgiver søke å hindre trakassering på grunnlag av diskrimineringsgrunnlagene, samt seksuell trakassering og kjønnsbasert vold.

Hvilke tilleggsplikter gjelder for offentlige virksomheter og enkelte private virksomheter?

I alle offentlige virksomheter, og for private virksomheter som jevnlig sysselsetter mer enn 50 ansatte, må arbeidsgiver følge en bestemt arbeidsmetodikk for å oppfylle aktivitetsplikten. Selskaper med mellom 20 og 50 ansatte må følge den samme arbeidsmetodikken dersom de ansatte krever det. Målet med arbeidsmetoden, er at den skal være et virkemiddel for å fremme systematisk og planmessig arbeid for likestilling og ikke-diskriminering. Arbeidsmetodikken følger følgende fire steg;

1. Undersøke om det finnes risiko for diskriminering eller andre hindre for likestilling.
2. Analysere årsakene til identifiserte risikoer.
3. Iverksette egnede tiltak.
4. Vurdere resultatene av punktene 1) til 3).

Som et ledd i punkt 1 om å undersøke eventuelle risikomomenter i selskapet, skal selskapet annethvert år kartlegge;

• lønnsforhold fordelt etter kjønn og

• bruken av ufrivillig deltidsarbeid.

Hvem skal delta i arbeidet, og hvem i virksomheten har ansvaret for at det blir gjort?

Arbeidsgiver  har det overordnede ansvaret for at arbeidet blir gjennomført. I aksjeselskaper eller allmennaksjeselskaper ligger det overordnede ansvaret hos styret. Loven krever at ansatte eller deres representanter deltar i arbeidet, men utover det er det opp til den enkelte virksomhet hvordan arbeidet organiseres og gjennomføres. Det er naturlig å inkludere tillitsvalgte, verneombud og Arbeidsmiljøutvalget. Fra virksomhetens side vil gjerne HR være involvert, men arbeidet bør også involvere øvrig ledelse, slik at det skjer som en integrert del av selskapets øvrige virksomhet.

For selskaper som er omfattet av redegjørelsesplikten, bør det også være et løpende samarbeid med den i virksomheten som normalt har ansvar for å utarbeide selskapets årsrapport/årsberetning. Erfaringsvis har de som utarbeider rapporteringene liten kjennskap til aktivitetsplikten, og de med ansvaret for likestillings- og ikke-diskrimineringsarbeidet er sjeldent involvert ved utarbeidelsen av årsberetningen.

Hva går redegjørelsesplikten overordnet ut på?

Redegjørelsesplikten innebærer at arbeidsgiver redegjør for den faktiske tilstanden når det gjelder kjønnslikestilling i virksomheten og hva virksomheten gjør for å oppfylle aktivitetsplikten beskrevet over.

Redegjørelsen skal gis i årsberetningen eller i et annet offentlig tilgjengelig dokument. Dersom redegjørelsen gis i annet dokument, skal det i årsberetningen opplyses hvor dokumentet finnes offentlig tilgjengelig. Arbeidsgivere i offentlige virksomheter som ikke er pålagt å utarbeide årsberetning, skal ta redegjørelsen inn i sin årsrapport eller i et annet offentlig tilgjengelig dokument.

Hvilke arbeidsgivere har en redegjørelsesplikt?

De samme arbeidsgiverne som har en plikt til å følge den bestemte arbeidsmetodikken beskrevet over, har også en plikt til å redegjøre for likestillingstilstanden og hvordan arbeidsgiver har oppfylt aktivitetsplikten. Det omfatter altså alle offentlige virksomheter, samt private selskap som jevnlig sysselsetter mer enn 50 ansatte. På samme måte som over, blir selskaper som jevnlig sysselsetter flere enn 20 ansatte, også bundet av redegjørelsesplikten hvis de ansatte fremsetter krav om dette.

Hvilke opplysninger skal redegjørelsen inneholde?

Selskapet skal redegjøre for følgende:

• Likestillingstilstanden i virksomheten. Merk at denne delen av redegjørelsen omhandler kun kjønn, og ikke de øvrige diskrimineringsgrunnlagene i loven. 

• Hvert år skal selskapet redegjøre for følgende:

  • kjønnsbalansen totalt i virksomheten (antall)

  • midlertidig ansatte (kjønnsforskjell i antall eller prosent)

  • ansatte i deltidsstillinger (kjønnsforskjell i antall eller prosent)

  • gjennomsnitt antall uker foreldrepermisjon for kvinner og menn

• Minst annethvert år skal virksomheten redegjøre for følgende:

  • lønnsforskjeller totalt og på ulike stillingsnivå/grupper

  • kjønnsfordeling på ulike stillingsnivåer/grupper

  • ansatte som jobber ufrivillig deltid (kvinner og menn)

• Arbeidsgivers oppfyllelse av aktivitetsplikten; Merk at denne delen av redegjørelsen omfatter alle diskrimineringsgrunnlagene, og ikke kun kjønn. 

  • Redegjørelsen skal inneholde en beskrivelse av hva selskapet gjør for å oppfylle sin aktivitetsplikt. Følgende tema skal være en del av redegjørelsen:

    • Rekruttering

    • Lønns- og arbeidsvilkår

    • Forfremmelse

    • Utviklingsmuligheter/opplæring

    • Tilrettelegging

    • Balanse arbeidsliv og familie

• Redegjørelsen skal videre inneholde en beskrivelse av hvordan likestillings- og ikke-diskrimineringsarbeidet organiseres og gjennomføres, etter den lovbestemte firestegs-arbeidsmetodikken beskrevet over.

Hvilken opplysningsplikt har selskaper med færre enn 50 ansatte?

Selskaper som jevnlig sysselsetter færre enn 50 ansatte, har ingen redegjørelsesplikt og må ikke beskrive likestillingstilstanden og arbeidet for å hindre diskriminering i årsberetningen. Unntak gjelder for virksomheter med mellom 20 og 50 ansatte, dersom en av partene krever det. Alle arbeidsgivere, også de mindre, må imidlertid kunne dokumentere at man har oppfylt aktivitetsplikten. De ansatte, alternativt deres representanter, eller Likestillings- og diskrimineringsombudet kan be om opplysninger om likestillingsarbeidet i virksomheten. Denne dokumentasjonen må derfor være tilgjengelig, selv om de ikke behøver å offentliggjøre den.

Hva er konsekvensene av brudd på redegjørelsesplikten?

Likestillings- og diskrimineringsombudet fører tilsyn med loven, og kan ilegge virksomheten et fysisk besøk og kreve innsyn i dokumentasjon. Ved brudd på redegjørelsesplikten, kan saken meldes videre til Likestillings- og diskrimineringsnemnda. Ved manglende overholdelse av redegjørelsesplikten, kan nemnda fatte vedtak og pålegge at selskapet redegjør i henhold til likestillings- og diskrimineringslovens bestemmelser. Nemnda kan også ilegge dagmulkt/bøter frem til redegjørelsen foreligger. Redegjørelsesplikten er ny, og det er p.t. ingen saker om brudd på redegjørelsesplikten som er avgjort av nemnda.

Hvilke fordeler gir den nye arbeidsmetoden?

Loven kan fremstå streng og firkantet for mange ledere som ikke har implementert arbeidsmetoden i virksomheten i dag. Målet med arbeidsmetoden er likevel at den skal fungere som et virkemiddel, og derav også være et verktøy arbeidsgiver kan bruke for å fremme mangfold. Når strukturene først er godt etablert, vil det gi flere fordeler for selskapet, eksempelvis: 

• Bedre beslutnings- og styringsgrunnlag for å iverksette gode tiltak, og ta lærdom av de resultatene man kan vise til.

• Enklere å evaluere og følge opp selskapets progresjon, i henhold til forankrede måsettinger.

• Åpenhet og transparens om fremgang og resultater internt og eksternt kan bidra til å bygge tillit til ledelsen, men vil også ha en positiv omdømmeeffekt for selskapet.