Slik gjennomfører du effektive styreevalueringer

I den årlige undersøkelsen for styremedlemmer i 2022, svarte 48 % av styremedlemmene at minst én av medlemmene i styret burde erstattes. Det å ha et godt rammeverk for å vurdere styrets prestasjon er imidlertid ikke ment å være et middel for å fjerne styremedlemmer, men et middel for å gi konstruktive tilbakemeldinger som en del av styrets kontinuerlige forbedringsarbeid.

Så hvordan gjennomfører man effektive styreevalueringer? Og hvordan benytter styret denne typen evalueringer i sitt forbedringsarbeid?

Seks steg for vellykket styreevaluering 

Hva er hensikten med en styreevaluering?

Det er viktig at styremedlemmene er enige om formålet med evalueringen.

Eksempel på vanlige fokusområder i en styreevaluering:

• Styrets sammensetning
• Kultur og samhandling i styret
• Utbedre styrepraksis
• Etterfølgerplanlegging

Hvem skal evalueres?

New York Stock Exchange (NYSE) krever at børsnoterte selskap utfører en årlig egenevaluering av styrets/komiteers arbeid. NASDAQ krever ikke det samme, men mange styrer i NASDAQ-noterte selskaper gjennomfører likevel styreevaluering som del av god virksomhetsstyring. Nesten samtlige (98%) S&P 500-styrer informerer om at de utfører en form for styreevaluering en gang i året.

Styreevalueringer kan omfatte:

• Hele styret
• Styrets komitteer
• Individuelle styremedlemmer
   

Hva skal vurderes?

En styreevaluering kan bidra til å identifisere områder med forbedringspotensial. Den kan måle hvorvidt styret er posisjonert for fremtidige utfordringer, samt avdekke hvilke saker som styremedlemmene mener bør få mer oppmerksomhet. En styreevaluering kan også innhente tilbakemeldinger fra personer utenfor styrerommet som jobber tett med styret eller komiteene.

Eksempel på områder som kan vurderes er:

Styret og komiteer

• Hvorvidt ulike roller oppfyller sitt ansvar
• Om størrelse og sammensetning anses hensiktsmessig
• Om styremedlemmer innehar riktig kompetanse
• Møtefrekvens og varighet på styremøter
• Hvorvidt rapportering fra ledelsen anses å være hensiktsmessig og tidsriktig
• Samarbeid innad i styret
• Informasjonsflyt utover ordinære styremøter
• Effektivitet
• Styrets verdi for ledelsen

Individuelle styremedlemmer

• Grad av oppmøte
• Grad av forberedelse
• Hvorvidt vedkommende deltar aktivt i styremøter
• Evne til å kommunisere og uttrykke ideer
• Evne til å lytte og anerkjenne ulike synspunkt
• Selskap-/ og bransjeforståelse
• Samarbeid med styremedlemmer og ledelse
• Styrker/forbedringsområder
• Bidrag inn i styret

Hvem skal utføre styreevalueringen?

Mange styreevalueringer gjennomføres internt, av styreleder eller et styremedlem med ansvar for gjennomføringen av styreevalueringen med støtte fra ledelsen. I noen tilfeller fører andre komiteer tilsyn med evalueringen.

I andre tilfeller er det ledergruppen eller en tredjepart som fasiliterer prosessen.
Ideelt sett er prosessen drevet av styrets ledelse. Vurdering av komiteenes arbeid er typisk styrt av de respektive komiteenes ledere. Noen styrer benytter seg av eksterne rådgivere for å fasilitere prosessen. 25 % av S&P 500 selskap benytter seg av en ekstern part for å fasilitere evalueringen.

Hvilke metoder benyttes typisk?

En styreevaluering kan gjennomføres på ulike måter:

• Spørreskjemaer og undersøkelser
• Tilrettelagte diskusjoner
• Individuelle intervjuer

De ulike metodene har både fordeler og ulemper. Spørreskjemaer og undersøkelser er enkle å benytte seg av, kan brukes over flere år og innebærer lave kostnader. Ulempen er at de fort kan bli oppfattet som en “avhukings-øvelse” samt at det kan være begrenset med muligheter til å benytte seg av flere svaralternativer. En-til-en møter med styreleder eller styremedlem med ansvar for gjennomføring av styreevalueringen kan gå mer i dybden på svar for å få ytterligere informasjon/kontekst, men kan være tidkrevende. Intervjuene kan også oppleves som både utfordrende og ubehagelige. En-til-en møter med en tredjepart kan gå i dybden på svar for å få ytterligere informasjon/kontekst og det kan oppleves enklere for intervjuobjekt å svare ærlig, men tar tid å gjennomføre og medfører økte kostnader for selskapet.

Hva skjer etter at styreevalueringen er gjennomført?

Effektive styrer benytter informasjon fra styreevalueringen til å utarbeide en tiltaksplan. Det er kritisk at styrets leder overvåker implementeringen av tiltaksplanen og oppdaterer styret på fremdrift.