Bli mer konkurransedyktig med riktig tilpasning av kostnadene
Dette er tre områder som er spesielt viktig å tenke på.
Å optimalisere kostnadsbruken handler om å sikre at ressurser fordeles i virksomheten slik at det understøtter strategien. Om din virksomhet har begrenset med ressurser er det desto viktigere å bruke disse effektivt, og på de riktige stedene. Det handler om å balansere innovasjon og nyskapning med effektiv drift.
– Kostnadsoptimaliseringer ikke lenger et valg, men nødvendig for å være konkurransedyktig i dagens marked. Strategien er avgjørende for å prioritere riktig. Å spre kostnadskutt jevnt over avdelinger og forretningsområder gir rask effekt, men setter virksomhetens strategi på spill, og i verste fall kan det bety slutten, sier Even Enggrav, leder for Strategy Execution i vår Consulting-avdeling.
Nysgjerrig på hvordan norske toppledere ser på det kommende året? Sjekk ut årets CEO Survey.
Men hva skal egentlig til for å lykkes med riktig tilpasning av kostnadene?
Her er våre tre viktigste anbefalinger for kostnadskutt.
1. Tydeliggjør de strategiske prioriteringene
Vi anbefaler å starte med å løfte blikket og bli enige om selskapets strategiske mål og prioriteringer. Dette innebærer å avklare selskapets behov i tiden fremover og hvilke muligheter man bør fokusere på. Vi opplever at strategier ikke alltid er omforent eller veldokumentert, og da er det ekstra viktig å tydeliggjøre mål og prioriteringer når man skal optimalisere ressursbruken.
Det å forstå utviklingstrekkene i markedet, virksomhetens verdiforslag og konkurransefortrinn vil gi forståelse for hvor det er nødvendig å investere og sikre at kostnadskuttene ikke reduserer evnen til å levere verdi til kunden, skape vekst og opprettholde lønnsomhet over tid.
For eksempel, dersom selskapet har tatt et strategisk valg om å utvikle bedre digitale kundeopplevelser, kan det være lite hensiktsmessig å kutte kostnader innenfor IT-infrastruktur, selv om dette er en stor kostnadspost i budsjettet.
Vil du vite mer om hvilke dataplattformer norske virksomheter bruker, og hvordan? Les om vår teknologidirektør som har intervjuet 102 norske virksomheter i Dataplattformundersøkelsen 2023.
– Dessverre er det alt for mange virksomheter som går i gang med ostehøvelen uten å ha prioriteringene klart for seg. Her må ledergruppen på banen. Tre ut av den daglige driften og rette blikket fremover. Hva skal gi oss et konkurransefortrinn 5 eller 10 år frem i tid? Hvilke egenskaper og satsinger må bevares, hvilke må utvikles og hvilke vil ikke lenger være like sentrale? Dette er viktige spørsmål å stille seg.
Eksempel fra tidligere prosjekt:
Da vi bisto en ledende norsk faghandelskjede med kostnadsbesparelser sto ledelsen overfor et veivalg knyttet til B2B-virksomheten. Skulle de beholde og styrke lønnsomheten eller skille det ut fra organisasjonen.
Kunden hadde ikke kontroll på om B2B-virksomheten isolert sett var lønnsom eller ikke. Først bistod vi med å etablere fullstendig P&L (driftsregnskap) for å forstå dagens lønnsomhet. Deretter, for å estimere fremtidig lønnsomhet, bisto vi med å vurdere fremtidig driftsmodell og investeringsbehov, prisstrategi og tiltak for å redusere driftskostnadene.
Konkurransesituasjonen tilsa at bedriften kunne vinne B2B-markedet. Gjennom å implementere tiltak for å løfte lønnsomheten, viste våre analyser at dette på sikt kunne bli et lukrativt forretningsområde man burde beholde i selskapet.
2. Identifiser muligheter for kostnadstilpasninger
Etter å ha tydeliggjort de strategiske prioriteringene er neste steg å kartlegge og prioritere mulige endringer i kostnadsbasen. Kartlegg dagens kostnadsbilde, definer et fremtidig kostnadsbilde og planlegg nødvendige tiltak. I denne prosessen vurderer vi flere velprøvde metoder og vektlegger å tilpasse tilnærming og metodikk etter formål og virksomheten.
Det er sjeldent “one size fits all” hva gjelder analysemetoder for å identifisere kostnadsbesparelser, og det er heller ikke alltid hensiktsmessig å følge én metode slavisk. I de fleste tilfeller vil det være gunstig å trekke ut og kombinere ulike momenter fra metodene. På den måten kan man skreddersy analyser som passer bedre til bedriftens behov og utfordringer
Uavhengig av analyseform råder vi likevel alltid kundene våre til å jobbe hypotesedrevet. Ofte har man allerede hypoteser knyttet til besparelser som er naturlig å utforske, og dette gjør at man kan komme raskere til kjernen av utfordringene.
Sammen med våre kunder anvender vi en rekke metoder som for eksempel Lean metodikk, spendanalyse og benchmarking. Men to metoder vi ofte anvender for å identifisere og validere hypoteser er Zero-based budgeting (ZBB) og Aktivitetsbasert kostnadsanalyse (ABC):
Zero-Based Budgeting (ZBB)
Når vi anvender denne metoden anbefaler vi å starte med blanke ark og vurdere behovet for hver aktivitet og tilhørende kostnadspost, heller enn å ta dem for gitt. Denne tilnærmingen kaller vi zero-based budgeting og gir mulighet til å identifisere kostnader som kan elimineres, samtidig som den oppmuntrer til innovasjon og effektivitet.
Ved bruk av denne metoden deler vi kostnadene inn i fire hovedkategorier:
Overflødige kostnader
Dette omfatter kostnader knyttet til aktiviteter som ikke er strengt nødvendige for å oppnå virksomhetens strategiske mål. Å identifisere og eliminere slike kostnader er ofte det første skrittet mot betydelige besparelser.
"Lights on"
Dette er kostnader som er nødvendige for å opprettholde daglig drift. Det inkluderer eksempelvis husleie, strøm og regnskap. Selv om disse kostnadene er essensielle, kan de fortsatt optimaliseres for å sikre kostnadseffektivitet.
"Entry ticket"
Her finner vi kostnader knyttet til basiskapabiliteter som er nødvendige for å konkurrere i markedet. For eksempel kan ikke en faghandelskjede konkurrere uten en velfungerende innkjøpsfunksjon.
Differensierende aktiviteter
Den siste kategorien omfatter aktiviteter og ressurser som gir, eller har potensialet til å gi, virksomheten varige konkurransefortrinn. Dette kan eksempelvis være digital infrastruktur, designkapabiliteter eller merkevare.
Etter man har kategorisert kostnadene stilles kritiske spørsmål for å konkretisere hvor potensialet for besparelser egentlig ligger.
– Man overvurderer ofte viktigheten av de ikke-nødvendige kostnadene samtidig som man undervurderer viktigheten av de differensierende aktivitetene. Resultatet blir et lite differensiert verdiforslag, sier Christian Svenden.
Aktivitetsbasert kostnadsanalyse (ABC)
Når vi anvender aktivitetsbaserte kostnadsanalyser ønsker vi å fordele alle kostnader i selskapet til inntektsskapende objekter som produkter, tjenester, kunder eller forretningsområder for å danne et best mulig bilde av lønnsomheten og hva som driver kostnader.
Analysene vil normalt omfatte fire overordnede steg:
Kostnadsallokering
Alle kostnader kobles til aktiviteten som driver kostnaden gjennom å identifisere den mest relevante driveren. Deretter vil kostnadene fordeles basert på bruk av den enkelte aktiviteten. Et eksempel på dette er lagring av et produkt på et felles lager. Her vil lagerkost fordeles ut ifra hvor stor andel av lagerarealet produktet tar opp. Dette står i kontrast til andre kalkyle- og regnskapsallokeringersprinsipper der kostnader allokeres til organisatoriske enheter.
Modellutvikling
De ulike koblingene mellom kostnader, drivere og produkter/tjenester modelleres i et egnet analyseverktøy der resultatene kan aggregeres og regnes ut løpende gjennom kobling mot datakilder som økonomisystem og produksjonssystemer.
Analyse
Utregningene samles i ulike datasett som genererer analyser og visualiseringer av nåsituasjonen og ulike scenarioer man ønsker å teste, som for eksempel avvikling av produkter eller kundesegmenter.
Tiltaksvurdering
Ulike tiltak som endringer i verdikjeden, produktporteføljen og effektiviseringskutt defineres og det utarbeides mål for endringer i lønnsomheten.
Metoden er kraftfull og gir ofte et helt nytt bilde av hvor lønnsomhet skapes i virksomheten. Likevel bør man også ved denne metoden være forsiktig da det vil være utfordringer knyttet til nøyaktig måling og om det faktisk er mulig å realisere effektene av de ulike tiltakene som identifiseres.
– Vår erfaringer er at det ofte ikke er nødvendig å få en 100% nøyaktig oversikt, men fokusere på de største kostnadspostene og de største driverne i bedriften. Dette vil legge til rette for fokus på tiltak som gir størst mulig effekt, uten at modellen krever for mye tid og ressurser å oppdatere, forteller Even.
Eksempel fra tidligere prosjekt:
Da vi bistod en av Norges største logistikkaktører med å optimalisere kostnadsbasen, gjennomføre endringer i produktmiksen og justere organisasjonen, benyttet vi en total-kostnadsanalyse basert ABC-metoden.
Sentralt i arbeidet stod en bred gjennomgang av aktivitetene i verdikjeden, og i ulike geografier, for å forstå hva som driver kostnader og hvilke fordelingsnøkler man skulle legge til grunn. Ved å simulere ulike scenarier ble det besluttet tiltak som ville redusere kostnadsbasen med 10-20% over de neste to årene.
3. Sikre gjennomføring og få med deg folka
Kostnadsoptimalisering handler ikke bare om tall, budsjetter og analyser. Det er til syvende og sist folka som skal realisere planen. Det er derfor avgjørende å involvere og ansvarliggjøre de ansatte i selskapet for å oppnå gode og bærekraftige resultater. Dette kan gjøres gjennom åpen kommunikasjon og involvering, for å skape engasjement og forpliktelse rundt endringsreisen.
For å sikre at tiltak blir gjennomført og at eventuelle hindringer blir adressert underveis i prosessen, anbefaler vi ofte kundene å jobbe i helintegrerte, dedikerte team sammen med ledelsen. Et slikt team jobber med å etablere strukturerte prosesser for rapportering, statusoppdateringer og progresjon på hvert av tiltakene, slik at alle planlagte tiltak blir effektivt implementert og etterfulgt.
Det kan også være hensiktsmessig å ha en dedikert ressurs som støtter organisasjonen gjennom endringsreisen, spesielt om kostnadsarbeidet er kjent for organisasjonen. Dette for å spille de gode som ledergruppe og ikke enkeltledere, og støtte i håndtering av sine ansatte. Og det inkluderer internkommunikasjon. Dette er med på å sikre det viktigste av alt, at endringene for å optimalisere kostnadene faktisk blir gjennomført og får effekt.
Nysgjerrig på hvordan vi jobber med lønnsomhet og effektive verdikjeder?
Når du får jobbe med èn spesialist fra vår avdeling, får du tilgang på et helt fellesskap av problemløsere innenfor bærekraft, teknologi, økonomi og ledelse. Les mer om oss her.
Vil du komme igang med kostnadsoptimalisering?
Ta gjerne kontakt med oss, så finner vi tid til å ta en uformell prat. Vi blir gjerne med å diskuterer deres utfordringer og behov i et introduksjonsmøte.
Kontakt oss
Cato Kaasa