Eldrebølgen-løsning i Levanger: Helsepersonell som jobber på tvers

Levanger kommune brukte 50 millioner mer enn de hadde. – En del av løsningen vår er at helsepersonell hjelper hverandre på tvers. De som jobber i en boenhet den ene dagen, kan hjelpe et sykehjem den neste dagen, sier Kristin Bratseth, kommunalsjef for helse og velferd i Levanger.

I 2050 vil hver tredje person utenfor storbyene være over 75 år. – Om ikke kommunene gjør noe nå så vil de bli tvunget til det om få år, sier Geir Are Nyeng, partner i PwC i Trondheim. Han har hjulpet over 40 kommuner i Norge med alt fra å få ned sykefraværet, scenarioplanlegging, til å spare penger og utvikle lederne for å håndtere framtidas eldreomsorg. 

Helsepersonalet hjelper hverandre på tvers av boenheter

En stor utfordring for Levanger kommune er at det blir flere eldre. Samtidig blir det færre i yrkesaktiv alder. – Om få år kommer vi til å få flere med kompliserte tilstander som har behov for mer enn det vi kan tilby i dag. Kunststykket er å få til god pasientflyt og balanse mellom institusjonsplasser og HDO-boliger (boliger med heldøgns omsorg), sier Bratseth. Derfor satset Levanger kommune for ti år siden på bofellesskap med heldøgns-tjenester for å få folk til å bo hjemme så lenge som mulig. 

Bratseth forteller at det beste rådet hun fikk fra PwC og rapporten de skrev, var å legge til rette for å utnytte ressursene på tvers. – Det var viktig å få til en vi-følelse og samhandling. Så det har vi jobbet mye med. 

Nå ser pleierne at det er stort behov for dem

– Vi har utveksling av helsepersonell. Allianseavtaler skaper forutsigbarhet for de ansatte. I sommer var det stort sykefravær og få sykepleiere på den ene avdelingen. Lederen for den andre avdelingen ringte dem hver morgen for å høre om de trengte hjelp. Det er gøy å oppleve at pleierne ser helhetlig på tjenestene og syns det er fint å bidra, sier Bratseth. 

Engasjerte konsulenter

For å få ned utgiftene i kommunen hyret Bratseth inn PwC som lagde en rapport med analyse og forslag til konkrete tiltak.

– Ikke alle jublet over rapporten. Den satte kanskje fingeren på noe som ikke alle er enige i. Men det er bra å få et blikk utenfra. Det gir grobunn for diskusjon, sier Bratseth og forteller at de har satt igang omstillingsprosesser som omfatter anbefalingene de fikk. 

– PwC´erne Geir Are og Kristin og de andre var veldig på tilbudssida og engasjerte hele veien. De er alltid tilgjengelige og ringer oss for å spørre hvordan det går. Vi er veldig fornøyde med PwC sitt arbeid for helse og velferd i kommunen. Jeg har jobbet med flere konsulentbyrå, så jeg har litt å sammenligne med, sier kommunalsjefen.

De eldre må kunne bo lengre hjemme samtidig som de får sosial stimuli

– Skal vi levere de tjenestene som trengs i fremtiden så har kommunene hverken nok penger eller helsepersonell. De færreste har en realistisk plan for hvordan de skal levere gode omsorgstjenester 10 år frem i tid. Regnestykkene går ikke opp.Vi må tenke helt annerledes om framtidas helse- og omsorgstjenester, sier Nyeng. 

– Vi må kunne bo lengre hjemme, blant annet ved hjelp av mer teknologi. Og frivilligheten kommer til å bety mye og bidra til god sosial kontakt og aktivitet for eldre, sier Bratseth. Hun sier at hverdagen må legges opp mer etter brukernes behov. – Det er ikke sånn at alle ønsker å dusje klokka ni om morgenen, sier helselederen. 

Bemanningsplanen: Ta med tillitsvalgte fra starten

Bratseth og kommunen har jobbet mye med å kartlegge arbeidsflyten og forbedre den. – Noe av det viktigste er å ha med tillitsvalgte fra starten så de er med i hele prosessen med ny årsturnus. Det er mye lettere når de tillitsvalgte er med og forstår situasjonen. At det ikke hjelper å bare leie inn vikarer for eksempel, sier Bratseth. De har kurs bl.a i regi av KS for at ledere og de tillitsvalgte skal bli best mulig på lovverk og det tekniske. Interne kurs gjennomføres i forkant av hvert års bemanningsplanlegging.

Få ned sykefraværet: Lytt jevnlig til de ansatte

Kommunen har satt ned en innsatsgruppe med tillitsvalgte, verneombud og avdelingslederne som møtes jevnlig for å følge opp enheter med høyt sykefravær. – Når de ansattes stemme blir hørt er det lettere å forebygge belastninger. Noen blir syke av å bli utsatt for trusler om vold på jobb. God kompetanse og gode rutiner for debriefing er noe av det som gjør at ansatte blir tryggere på jobb, og som kan bidra til å få ned sykefraværet sier Bratseth. 

Ledelsesutviklingsprogram: De ansatte må føle seg sett

Bratseth forteller også om PwCs ledelsesutviklingsprogram som har vært viktig for kommunen. – Vi jobber mye med lederne og hvordan de kan være med på å legge til rette for en helsefremmende organisasjon, og dermed også forebygge sykefravær. At lederne er tilgjengelige og gir anerkjennelse til de ansatte så de føler seg verdsatt er utrolig viktig. Det blir mye overtid på enkelte, spesielt på sommeren. Det sliter på de ansatte. En robust bemannningsplan er derfor superviktig, sier Bratseth. 

Samhandling: Skap en følelse av oss! 

Helselederen snakker om hvor viktig det er å skape et fellesskap og lykkes med samhandling mellom kommunen og frivillige. – I 2030 skal vi bli enda bedre på å sette innbyggerne i sentrum. Vi må lykkes med samarbeid med frivillige, og skape trygghet for de enkelte om at det går bra, sier Bratseth.

Gruppetilbud: Billigere for kommunen. Bedre for menneskene

Et av gruppetiltakene – «Sterk og stødig» - som er innført er gruppetrening for personer med falltendens, og hvor frivillige er sterkt involvert. Tilbudet har også gode resultater i andre kommuner, og vi har stor tro på dette. Det viser at å tenke forebyggende gir gode resultater, sier Bratseth.

42 millioner å spare på å redusere bemanningen

PwC har gjennom arbeidet med rapporten identifisert innsparingsmuligheter i tjenestene på om lag 50 millioner kroner i året. De fleste tiltakene (tilsvarende 42 millioner kroner) innebærer direkte eller indirekte en form for redusert bemanning. Totalt innebærer tiltakene en potensiell reduksjon på omlag 57 årsverk i sektoren. 

Dette hjalp PwC Levanger kommune med: 

• Faglig og økonomisk gjennomgang av Helse og velferd

• Systematisk kartlegging av utfordringsbildet i sektoren og hvilket handlingsrom kommunen har for utviklie tjneesten videre. 

• Tiltak for å utvikle en bærekraftig Helse og velferdstjeneste

• Implementering og prosjektstøtte

• Lederutvikling for alle kommunens ledere

• Ledergruppeutvikling for kommunedirektørens ledergruppe

Noen av funnene i rapporten:

• Til tross for økte utgifter, så hadde ikke tjenestene blitt bedre. Kvaliteten var heller ikke bedre enn i andre kommuner 

• Kommunen hadde en langt høyere pleiefaktor og bemanning enn andre kommuner

• Levanger kommune sin tildelingspraksis i kommunen er hverken mer raus eller restriktiv enn andre kommuner

• Det er manglende samsvar mellom tjenesten som blir tildelt i vedtak og det som faktisk utøves.

• Kommunen har et økonomisk handlingsrom for omstilling i sektoren på om lag 50 MNOK, hvorav 32,5 MNOK gjelder tiltak som har liten til moderat konsekvens.

10 anbefalinger fra PwC til Levanger kommune: 

• Gjør aktivt bruk av rapporten som et kunnskapsgrunnlag

• Invester i kompetanse på turnus og bemanningsplanlegging

• Legg til rette for utveksling av ressurser på tvers

• Sikre samsvar mellom vedtak og tjenesteleveranse

• Utvikle bedre praksis for koordinering og bruk av styringsdata

• Jobb strukturert og langsiktig med reduksjon av sykefravær

• Ta i bruk mer velferdsteknologi

• Fokuser videre på forebygging og mestring

• Utred og vurder administrativ struktur

• Kartlegg og utvikle organisasjonskulturen i helse og velferd.